§ 31 Aufbewahrung von Verrechnungsunterlagen und –aufzeichnungen — StOAH-VO

(1) Sämtliche Verrechnungsunterlagen und -aufzeichnungen sind, soweit im Folgenden nicht anderes bestimmt ist, sieben Jahre sicher und geordnet aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Finanzjahres, auf das sich die Unterlagen und Aufzeichnungen beziehen.

(2) Folgende Verrechnungsunterlagen und -aufzeichnungen sind länger aufzubewahren:

1. Unterlagen für Vorhaben, die sich über mehrere Jahre erstrecken (z. B. Bauvorhaben);

2. Unterlagen, für die aus Gründen der Beweissicherung, insbesondere zur Sicherung wichtiger dinglicher oder obligatorischer Rechte (z. B. Pfandbestellungsurkunden, Bankgarantien), eine längere Aufbewahrung geboten ist;

3. Unterlagen, wenn gegen Bedienstete oder sonstige Personen (z. B. Zahlungsempfänger) eine Untersuchung anhängig ist, bis zur vollständigen Erledigung des Verfahrens;

4. Unterlagen für Projekte im Rahmen der EU-Kofinanzierung.

(3) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und -aufzeichnungen obliegt grundsätzlich der Landesbuchhaltung.

(4) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und -aufzeichnungen obliegt den haushaltsführenden Stellen, wenn

1. Verrechnungsaufzeichnungen in sonstigen Verrechnungskreisen gemäß § 29 Abs. 4,

2. Verrechnungsaufzeichnungen gemäß § 6 Abs. 3 Z 5 StLHG,

3. Verrechnungsaufzeichnungen gemäß Abs. 2,

4. Verrechnungsaufzeichnungen im Rahmen EU-kofinanzierter Abteilungsprojekte

geführt werden.

(5) Die Verrechnungsaufzeichnungen sind ausnahmslos in digitaler Form aufzubewahren. Die Verrechnungsunterlagen sind physisch aufzubewahren

1. bis die technische Voraussetzung zur Ablage in digitaler Form gegeben ist oder

2. solange die Geltendmachung von Ansprüchen im Rahmen EU-kofinanzierter Abteilungsprojekte möglich ist.