§ 25 Grundsätze für die Aufzeichnung in der Verrechnung — StOAH-VO

(1) Jede Eintragung in den Verrechnungsaufzeichnungen darf nur auf Grund einer Anordnung oder eines Ersatzauftrages vorgenommen werden. Die haushaltsführenden Stellen haben dafür zu sorgen, dass die Anordnungen ordnungsgemäß und vollständig zur rechtzeitigen Verrechnung elektronisch zugeleitet werden.

(2) Die Verrechnungsaufzeichnungen sind in deutscher Sprache zu führen. Werden Abkürzungen oder Zahlen oder Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(3) Die Verrechnungsaufzeichnungen sind getrennt nach Finanzjahren zu führen.

(4) Die sachgeordneten Verrechnungsaufzeichnungen sind gemäß § 51a Abs. 2 StLHG in Hauptverrechnungskreisen zu führen. Diese sind für die Ergebnis-, Vermögens- und Finanzierungsrechnung einzurichten. Zu diesen Hauptverrechnungskreisen sind sonstige Verrechnungskreise zur gesonderten Erfassung von sachlich zusammengehörenden Verrechnungsgrößen (z. B. Sachkonten, Personenkonten, Anlagenbuchführung, Kostenrechnung) einzurichten.

(5) Wird mit den Verrechnungsaufzeichnungen aus sachlichen Gründen nicht das Auslangen gefunden, so können zusätzliche Nebenaufzeichnungen geführt werden, die ihrem Zweck und Umfang entsprechend einzurichten sind.

(6) Die in Nebenaufzeichnungen eingetragenen Vorgänge sind einzeln oder zusammengefasst in den Hauptverrechnungskreisen zu erfassen, wenn sie die Werte oder sonstigen Verrechnungsmerkmale in den Hauptverrechnungskreisen verändern.

(7) Die Eintragungen in den Verrechnungsaufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und in sachlicher Ordnung in den Haupt- und sonstigen Verrechnungskreisen vorgenommen werden.

(8) Keine Eintragung oder Aufzeichnung darf in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ebenso dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, bei denen ungewiss ist, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.