§ 38 Grundsätze für die Anwendung automatisierter Verfahren — StGHVO

(1) Bei Verwendung automatisierter Verfahren für die Verarbeitung der Gemeindehaushaltsdaten ist sicherzustellen, dass

1. diese gültig, freigegeben und dokumentiert sind,

2. die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, Dateneingabe, Datenspeicherung und Datenausgabe durch Kontrollen gewährleistet ist,

3. in den Verfahrensablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,

4. Vorkehrungen gegen einen Verlust oder gegen jegliche unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten getroffen werden,

5. die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und voneinander abgegrenzt sind,

6. Berichtigungen von Verbuchungsaufschreibungen protokolliert und diese Protokolle samt zugehörigen Belegen aufbewahrt werden,

7. elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen (§ 129) nachprüfbar sind und

8. bei Ausfall des Verfahrens Vorkehrungen zur Fortführung der Aufgaben der Gemeindehaushaltsführung im unbedingt erforderlichen Ausmaß getroffen werden.

(2) Werden Unterlagen des Gemeindehaushalts nur in visuell nicht lesbarer Form aufgezeichnet, hat der Bürgermeister sicherzustellen, dass diese Daten innerhalb einer angemessenen Zeit richtig und vollständig visuell lesbar umgewandelt werden können.