§ 131 Physische Aufbewahrung — StGHVO

(1) Unterlagen gemäß § 129, die sich wegen ihrer Größe, Beschaffenheit oder aus sonstigen Gründen nicht für die elektronische Aufbewahrung eignen, sind physisch aufzubewahren.

(2) Die physische Aufbewahrung ist so einzurichten, dass die Unterlagen jederzeit auffindbar sind. Die Unterlagen sind getrennt nach Haushaltsjahren und innerhalb dieser sachgeordnet nach Ansätzen und dann nach Konten in aufsteigender Nummerierung aufzubewahren. Unterlagen, die sich auf mehrere Haushaltsjahre beziehen, sind dem letzten Haushaltsjahr zuzuordnen. Unterlagen, die sich auf mehrere Ansätze beziehen, sind nach Konten in aufsteigender Nummerierung geordnet aufzubewahren.

(3) Die Voranschläge, Rechnungsabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind mit dem Gemeindesiegel versehen und vom Bürgermeister unterschrieben zusätzlich zumindest zweifach in Papierform so getrennt voneinander aufzubewahren, dass eine Vernichtung durch höhere Gewalt möglichst ausgeschlossen ist. Das Nähere ist in der ADG zu regeln.