§ 45 § 45Monats- bzw. Jahresabschluss — Oö. GHO

(1) Die Buchhaltung hat ihre Bücher monatlich abzuschließen (Monatsabschluss). Der Abschlusstag ist der letzte Tag des jeweiligen Monats. Der Monatsabschluss ist der Bürgermeisterin bzw. dem Bürgermeister zur Kenntnis zu bringen. Diese bzw. dieser hat die Kenntnisnahme mit ihrer bzw. seiner Unterschrift zu bestätigen.

(2) Für den Monatsabschluss ist der buchmäßige Kassen-Soll-Bestand zu ermitteln. Diesem ist der am Abschlusstag tatsächlich vorhandene Kassen-Ist-Bestand, aufgegliedert nach Bargeld, Kontoguthaben und sonstigen Beständen, gegenüberzustellen (Tagesabschluss). Die Erstellung eines Zwischenabschlusses muss jederzeit möglich sein. Ein solcher Abschluss ist jedenfalls bei jedem Wechsel in der Person der Bürgermeisterin bzw. des Bürgermeisters und der Kassenführerin bzw. des Kassenführers vorzunehmen.

(3) Ergeben sich beim Monats- bzw. Zwischenabschluss Unstimmigkeiten, die die Kassenführerin bzw. der Kassenführer nicht in ausreichender Weise aufzuklären vermag, hat die Bürgermeisterin bzw. der Bürgermeister unverzüglich die Überprüfung durch den Prüfungsausschuss zu veranlassen.

(4) Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des Kassen-Ist-Bestands mit dem Kassen-Soll-Bestand ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Kassenabgänge sind, sofern sie nicht sofort ersetzt werden, bis zur Klärung der Sache als Vorschuss an die vermutlich Verantwortliche bzw. den vermutlich Verantwortlichen zu verrechnen.

(5) Für den Jahresabschluss der Bücher sind die Bestimmungen der Abs. 1 und 2 analog anzuwenden, wobei der Abschlusstag der letzte Tag des jeweiligen Jahres ist. Personenkonten sind ebenfalls abzuschließen.