§ 43 § 43Aufbewahrung der Bücher und Belege — Oö. GHO

(1) Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Die Belege sind für die Rechnungslegung entweder nach den zeitlichen oder sachlichen Buchungen zu ordnen. Belege, die Bauführungen betreffen, sind sachgeordnet abzulegen.

(2) Die Speicherung und Archivierung von Daten auf elektronischen Speichermedien ist zulässig, wenn die Daten unveränderbar gespeichert werden und jederzeit ausgedruckt werden können. Eine ebenfalls unveränderbare Kopie des Speichermediums ist an einem gesicherten Ort außerhalb des Gemeindeamts (zB Banktresor, Bankschließfach) zu verwahren. Die Zugriffsberechtigung zu den elektronisch erfassten Daten oder Teilen davon sind von der Bürgermeisterin bzw. vom Bürgermeister schriftlich zu erteilen.

(3) Die Eröffnungsbilanz und die Rechnungsabschlüsse sind dauernd, die Voranschläge, die mittelfristigen Ergebnis- und Finanzpläne sowie die Bücher zehn Jahre und die Belege sieben Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen mit 1. Jänner des der Beschlussfassung über den Rechnungsabschluss folgenden Haushaltsjahres. Bei einem investiven Einzelvorhaben gemäß § 6, dessen Realisierungszeitraum sich über mehrere Jahre erstreckt, gilt die Sieben-Jahres-Frist für alle Bezug habenden Belege ab Ende des Haushaltsjahres, in dem das Vorhaben abgeschlossen worden ist. Bei Belegen, die geförderte Maßnahmen betreffen, sind die Bestimmungen der jeweiligen Förderungsrichtlinien bzw. -verträge zu beachten. Sonstige gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hievon unberührt.

(4) Belege über den Erwerb unbeweglicher Sachen sowie solche mit Archivwert sind dauernd aufzubewahren; sie sind von dem die Zahlung anweisenden Organ bei Übergabe an die Kasse als solche zu kennzeichnen. Belege, die zu mehreren Voranschlagsstellen gehören, sind grundsätzlich bei der ersten Stelle einzuordnen. Für die übrigen Stellen ist ein Hinweisbeleg einzuordnen.