§ 26 — NÖ GHVO

(1) Zu Beginn der Kassenprüfung ist der Kassenistbestand festzustellen. Zu diesem Zweck hat der Verantwortliche das Bargeld zu zählen und den Stand der Geldkonten bei den Bankinstituten durch Vorlage der entsprechenden Kontoauszüge nachzuweisen.

(2) Sodann ist die Buchhaltung abzuschließen und unter Zurechnung allfälliger ungebuchter Belege der Kassensollbestand zu ermitteln, der dem Kassenistbestand gegenüberzustellen ist.

(3) Ein Kassenfehlbetrag ist, sofern er nicht sofort ersetzt wird, bis zur Klärung als Vorschuss an den Verantwortlichen zu buchen. Die Klärung hat bis zur nächsten Kassenprüfung bzw. spätestens bis Jahresende zu erfolgen. Sollte eine Klärung nicht möglich sein, ist der Kassenfehlbetrag kassenwirksam zu buchen.

(4) Ein Kassenmehrvorfund ist bis zur Klärung als Verwahrgeld zu verbuchen. Die Klärung hat bis zur nächsten Kassenprüfung bzw. spätestens bis Jahresende zu erfolgen. Sollte eine Klärung nicht möglich sein, ist der Kassenmehrvorfund haushaltswirksam zu buchen.

(5) Die an der Kassenprüfung Beteiligten haben ein Protokoll (Kassenbestandsausweis) zu erstellen und zu unterfertigen. Der Kassenverwalter oder die Kassenverwalterin bzw. die verantwortliche Person hat während der gesamten Bestandsaufnahme anwesend zu sein.

(6) Werden Unterlagen in der Gemeinde elektronisch evident gehalten bzw. aufbewahrt (z. B. als elektronischer Akt) ist den Prüforganen (Prüfungsausschuss oder Gemeindeaufsicht) für diese Bereiche eine einfach zugängliche Leseberechtigung einzuräumen.