§ 20 — GHV

(1) Die zur Buchhaltungsführung notwendigen Unterlagen (Bücher, Belege, Kontoauszüge, Abschlüsse usw.) sind gesichert aufzubewahren. Unter den im § 3 angeführten Voraussetzungen ist die Archivierung von Daten auf elektronischen Datenträgern zulässig.

(2) Die Verwahrungsdauer der zur Buchhaltungsführung notwendigen Unterlagen hat, sofern sich nicht nach anderen Rechtsvorschriften oder Förderrichtlinien eine gesonderte Verwahrungsdauer ergibt, sieben Jahre zu betragen. Der Rechnungsabschluss ist dauernd aufzubewahren.

(3) Die ursprünglich in physischer Form eingebrachten, zur Buchhaltungsführung notwendigen Unterlagen können auf gesicherten elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden. Bei Belegen, die geförderte Maßnahmen betreffen, sind die Bestimmungen der jeweiligen Förderrichtlinien zu beachten.

(4) Über die Ausscheidung und Vernichtung von den zur Buchhaltungsführung notwendigen Unterlagen sind nach Ablauf der im Abs. 2 angeführten Fristen Protokolle zu verfassen, die vom Bürgermeister und vom Finanzverwalter oder Kassier zu unterfertigen sind.