§ 18 — GHV

(1) Jede Buchung muss durch Unterlagen, aus denen sich der genaue Grund der Buchung ergibt, begründet sein.

(2) Die Belege samt allen verrechnungsrelevanten Unterlagen sind mit der fortlaufenden Belegnummer zu versehen und danach geordnet in einem Ordner abzulegen. Bezieht sich ein Beleg auf mehrere Buchungen, so sind darauf die betragsmäßige Aufteilung, die entsprechenden Haushaltsstellen und die Belegnummern zu vermerken.

(3) Die den Buchungen zugrunde liegenden Belege können nach Maßgabe des § 3, sofern diese

a) in elektronischer oder

b) in physischer

Form übermittelt wurden, auf geeignete, dauerhafte, inhaltlich nicht veränderbare elektronische Datenträger gespeichert werden. Für Belege nach lit. b ist § 20 Abs. 3 zu beachten. In allen Fällen muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe aller Geschäftsfälle bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht jedenfalls gewährleistet sein.