§ 17 — GHV

(1) Die Bücher können in physischer (gebunden, geheftet, in Loseblatt- oder Karteiform) oder bei Anwendung eines Datenverarbeitungsverfahrens nach Maßgabe des § 3 geführt werden.

(2) Die Eintragungen in die Aufzeichnungen sind nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unverändert und inhaltsgleich vorzunehmen. Dabei ist zu beachten, dass

a) im Fall der Berichtigung von Eintragungen der Unterschiedsbetrag generell durch eine neue Eintragung zu- oder abzusetzen ist (wechselseitige Hinweise sind anzubringen),

b) Abkürzungen des Buchungstextes nur insofern verwendet werden dürfen, als dieser dadurch allgemein verständlich bleibt,

c) Absetzungsbuchungen als solche gekennzeichnet sein müssen,

d) bei Eintragungen von Zahlungen nach der Zeitfolge Zeilen nicht frei gelassen werden dürfen und eine Zeile nicht für mehrere Buchungen verwendet werden darf,

e) Eintragungen vom Buchungsjournal zum Beleg, Sachkonto und Kontoauszug oder Kassenabschlussbericht und in umgekehrter oder beliebiger Reihenfolge klar, lückenlos, einfach und rasch kontrollierbar sein müssen (Buchungsnummer, Belegnummer).

(3) Alle Gebarungsfälle sind im Buchungsjournal und im Sachbuch zu erfassen. Die zeitfolgemäßige und sachgeordnete Verbuchung der Mittelaufbringungen und Mittelverwendungen hat dabei stets laufend zu erfolgen. Ausnahmsweise können bei einem geringen Umfang der Kassen- und Buchhaltungsgeschäfte die Buchungen über Anordnung des Bürgermeisters auch nur einmal wöchentlich vorgenommen werden.