§ 37 Aufbewahrung der Bücher und Belege — GHV 2020

(1) Bücher, Belege, Kontoauszüge usw sind gesichert aufzubewahren. Die elektronische Speicherung und Archivierung ist zulässig, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Die Zugriffsberechtigungen zu den elektronisch erfassten Daten oder Teilen davon sind vom Bürgermeister schriftlich zu erteilen.

(2) Die Unterlagen gemäß Abs 1 sind mindestens sieben Kalenderjahre lang aufzubewahren. Werden diese Unterlagen elektronisch gespeichert, dürfen die Originalunterlagen in Papierform frühestens nach Ablauf des dem Finanzjahr folgenden Kalenderjahres vernichtet werden, vorausgesetzt, dass der Rechnungsabschluss bis zu diesem Zeitpunkt von der Gemeindevertretung beschlossen worden ist.

(3) Betreffen aufzubewahrende Unterlagen ein Projekt (§ 6), dessen Realisierungszeitraum sich über mehrere Jahre erstreckt, ist die Frist gemäß Abs 2 ab dem Ende des Finanzjahres, in dem das Projekt abgeschlossen worden ist, zu berechnen.

(4) Die Rechnungsabschlüsse sind dauernd aufzubewahren.

(5) Über die Vernichtung von Büchern, Buchungsbelegen, Kontoauszügen udgl nach Ablauf der im Abs 2 angeführten Frist sind Protokolle zu verfassen, die vom Bürgermeister und vom Kassenverwalter zu unterfertigen sind.