§ 36 Rechnungsbelege — GHV 2020

(1) Sämtliche Buchungen müssen durch ordnungsgemäße Belege gedeckt sein. Anordnungen, Lastschriftanzeigen, Erlagscheine, Lieferscheine udgl sind keine ausreichenden Rechnungsbelege, wenn nicht die dazugehörigen Rechnungen und Zahlungsaufforderungen, aus denen die Art der Leistung und Lieferung sowie die Zahlungsverpflichtung der Gemeinde hervorgehen, angeschlossen oder diese Kriterien nicht bereits auf den Lastschriftanzeigen oder Erlagscheinen vermerkt sind.

(2) Alle Teile eines Beleges bedürfen der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Die dazu befugten Personen sind durch den Bürgermeister schriftlich zu bestellen.

(3) Hat eine Mittelverwendung eine Lieferung oder Leistung zum Gegenstand, muss die empfangende Dienststelle die richtige Lieferung oder Leistung auf dem Beleg oder der Auszahlungsanordnung bestätigen.

(4) Die Belege samt den dazugehörigen Anordnungen sind mit den Belegnummern zu versehen und danach geordnet abzulegen. Die Zeitbuchnummern sind ebenfalls auf den Anordnungen zu vermerken. Falls sich ein Beleg auf mehrere Buchungen bezieht, sind darauf die betragsmäßige Aufteilung, die entsprechenden Voranschlagsstellen und die Belegnummern zu vermerken.

(5) Die Kontoauszüge sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen und abzulegen.