§ 34 Tagesabschlüsse — GHV 2020

(1) Die Gemeindekasse hat, wenn Zahlungen erfolgt sind, einen Tagesabschluss zu erstellen. Die Tagesabschlüsse sind in Papierform oder elektronisch in unveränderbarer Form zu dokumentieren und fortlaufend zu nummerieren.

(2) In den Tagesabschlüssen sind die Gesamtsummen der in den Büchern und Hilfsaufzeichnungen verrechneten Einzahlungen und Auszahlungen der Gemeindekasse auszuweisen und daraus der buchmäßige Kassenbestand (Kassen-Soll-Bestand) zu ermitteln. Dieser ist dem tatsächlichen Kassenbestand (Kassen-Ist-Bestand) gegenüberzustellen. Dabei ist nachzuweisen, inwieweit sich der Kassen-Ist-Bestand aus Zahlungsmitteln, einzelnen Kontostände und sonstigen Werten zusammensetzt.

(3) Im Tagesabschluss ist zudem die Zusammensetzung des Kassenbestandes zumindest getrennt nach der voranschlagswirksamen Gebarung und der nicht voranschlagswirksamen Gebarung anzugeben.

(4) Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des Kassen-Ist-Bestandes mit dem Kassen-Soll-Bestand ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Ist eine Aufklärung nicht möglich, hat der Kassenleiter einen Fehlbetrag unverzüglich zu ersetzen. Kann der Ersatz nicht sofort erfolgen, ist der Fehlbetrag zunächst als Vorschuss zu Lasten des Kassenleiters zu verbuchen.

(5) Kassenüberschüsse sind als Verwahrgelder zu behandeln. Können sie aufgeklärt werden, dürfen sie nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung unter schriftlicher Angabe der Gründe ausbezahlt werden. Wenn der Überschuss bis zum Ablauf des Finanzjahres nicht aufgeklärt werden kann, ist er erfolgswirksam zu vereinnahmen.

(6) Allfällige Kassenfehlbeträge und Kassenüberschüsse sowie allfällige Abweichungen zwischen den Ständen und den entsprechenden Kontoauszügen bzw Aufzeichnungen sind auf dem Tagesabschluss festzuhalten.

(7) Der von der Buchhaltung und dem Kassenleiter zu fertigende Tagesabschluss ist dem Bürgermeister zur Kenntnis zu bringen. Dieser hat die Kenntnisnahme mit seiner Unterschrift bzw elektronisch zu bestätigen.

(8) Das Zeitbuch (Journal) ist mit jedem Tagesabschluss auszudrucken bzw elektronisch in unveränderbarer Form und versehen mit der Tagesabschlussnummer und dem Datum des Tagesabschlusses abzulegen.

(9) In Gemeinden mit einem geringen Gebarungsvolumen kann der Bürgermeister durch Amtsverfügung regeln, dass Tagesabschlüsse abweichend von der Bestimmung des Abs 1 in längeren, höchstens jedoch in wöchentlichen Abständen zu erfolgen haben.