§ 17 Einzahlungs-, Auszahlungs- und Verbuchungsanordnungen — GHV 2020

(1) Die Einzahlungs-, Auszahlungs- und Verbuchungsanordnungen sind schriftlich zu erteilen. Die Zusammenfassung von Einzelanordnungen in einer Anordnungsliste ist zulässig.

(2) Auszahlungsanordnungen sind stets vor Leistung der Zahlung zu erteilen. Einzahlungsanordnungen sind in der Regel vor Annahme der Zahlung zu erteilen; kann eine solche vor Eingang der Zahlung nicht erteilt werden, ist vom Anordnungsbefugten unverzüglich eine nachträgliche Einzahlungsanordnung auszustellen und der Gemeindekasse zuzuleiten.

(3) Jede Anordnung hat insbesondere zu enthalten:

1. das Finanzjahr;

2. den Auftrag zur Leistung der Zahlung oder zur Annahme einer Zahlung und die Vollzugsart;

3. den zu leistenden Betrag;

4. die Bezeichnung des Empfängers bzw Einzahlungspflichtigen, dessen Anschrift und gegebenenfalls die Kontenidentifikation. Diese Angaben sind nicht erforderlich, wenn eine Kurzbezeichnung des Lieferanten in Verbindung mit der Lieferantennummer aus einer installierten Lieferantenbuchhaltung angeführt wird;

5. den Zahlungsgrund und den Auftrag über allfällige Abzüge und Einbehaltungen;

6. den Fälligkeitszeitpunkt (Angabe, ob die Zahlung sofort oder zu einem bestimmten Termin zu leisten ist);

7. die Kontierung;

8. die Feststellung, dass die Bedeckung im Finanzierungsvoranschlag enthalten ist, oder eine Bestätigung über eine Beschlussfassung gemäß § 13 Abs 1 („Bedeckungsvermerk“);

9. die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit;

10. den Ort und Tag der Ausstellung der Anordnung und die eigenhändige Unterschrift des Anordnungsbefugten.

(4) Die Verbuchungsanordnung hat lediglich zu enthalten:

1. das Finanzjahr;

2. den Auftrag zur Verbuchung;

3. den zu verbuchenden Betrag;

4. den Grund der Verbuchung;

5. allenfalls einen Bedeckungsvermerk;

6. die Kontierung;

7. die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit;

8. den Ort und Tag der Ausstellung der Anordnung und die eigenhändige Unterschrift des Anordnungsbefugten.

(5) Liegt ein Beleg, aufgrund dessen die Anordnung erfolgt, bereits vor, kann die Anordnung durch einen entsprechenden Vermerk auf dem Beleg erteilt werden. Der Vermerk hat die im Abs 3 aufgezählten Angaben zu enthalten, soweit diese nicht aus dem Beleg hervorgehen.

(6) Teilzahlungen zu Lasten einer Voranschlagsstelle sind nur zulässig, wenn dies vertraglich festgelegt ist und dürfen nur aufgrund überprüfbarer Teilrechnungen angeordnet werden.

(7) Werden Bankomat- bzw Kreditkarten für Auszahlungen verwendet, sind diese zentral in der Finanzverwaltung zu bewirtschaften.