§ 5 Automationsunterstützte Besorgung von Aufgaben, Elektronische Fertigung — GHO 2020

(1) Die Besorgung der von der Verordnung umfassten Aufgaben kann unter Anwendung eines elektronischen Datenverarbeitungsverfahrens erfolgen, soweit sichergestellt ist, dass

1. die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, Dateneingabe, Datenspeicherung und Datenausgabe gewährleistet sind,

2. in den Verfahrensablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,

3. Vorkehrungen gegen einen Verlust oder eine unkontrollierte Veränderung der gespeicherten Daten getroffen sind,

4. die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind,

5. bei Ausfall eines automatisierten Verfahrens die Fortführung der Aufgaben der Haushaltsführung im unbedingt notwendigen Ausmaß erfolgen kann,

6. im Fall einer elektronischen Fertigung im Workflow-System die Identität des anordnungsbefugten Organs sowie die Authentizität der Genehmigung sicher festgestellt werden können.

(2) Werden Daten oder Ergebnisse nur in visuell nicht lesbarer Form aufgezeichnet, so ist während der Aufbewahrungsfrist sicherzustellen, dass diese Daten und Ergebnisse innerhalb einer angemessenen Frist visuell lesbar gemacht werden können. Hierbei muss die richtige und vollständige Wiedergabe gewährleistet sein.