§ 72 Abschluß der Bücher — GHO 1977

(1) Der Monatsabschluß hat jeweils am Monatsletzten im Zeitbuch zu erfolgen. Ein solcher Abschluß ist auch im Falle des Wechsels in der Person des Bürgermeisters, des Gemeindekassiers (Finanzreferenten) oder der gemäß § 39 Abs. 2 für den Kassen- und Rechnungsdienst herangezogenen Bediensteten vorzunehmen.

(2) Für den Monatsabschluß sind die Bücher aufzurechnen, sodann ist die Übereinstimmung der zeitfolgemäßigen mit den sachgeordneten Buchungen zu überprüfen. Im Zeitbuch ist die Ausgabensumme von der Einnahmensumme abzuziehen und der buchmäßige Kassenbestand (Kassensollbestand) zu ermitteln. Diesem ist der am Abschlußtage tatsächlich vorhandene Kassenbestand (Kassenistbestand), aufgegliedert nach Bargeld, Kontoguthaben und sonstigen Beständen, gegenüberzustellen.

(3) Die Richtigkeit des Monatsabschlusses und die Übereinstimmung des Kassenistbestandes mit dem Kassensollbestand sind vom Bürgermeister und vom Gemeindekassier (Finanzreferenten) im Zeitbuch zu bescheinigen.

(4) Ergeben sich beim Monatsabschluß Unstimmigkeiten, die der Gemeindekassier (Finanzreferent) nicht in ausreichender Weise aufzuklären vermag, hat der Bürgermeister unverzüglich die Überprüfung der Kassengebarung durch den Prüfungsausschuß zu veranlassen.

(5) Für Gemeinden mit über 5000 Einwohner gelten die Bestimmungen des § 62.

(6) Abweichungen zwischen dem Kassensollbestand und dem Kassenistbestand sind unverzüglich aufzuklären. Ist eine sofortige Aufklärung nicht möglich, hat der Kassenführer einen Fehlbetrag sogleich zu ersetzen. Kann der Ersatz nicht sofort erfolgen, ist der Fehlbetrag zunächst als Vorschuß zu Lasten des Kassenführers zu verbuchen. Ein Mehrvorfund, der nicht sogleich aufgeklärt werden kann, ist zur Erzielung der Übereinstimmung des Kassensollbestandes mit dem Kassenistbestand in der voranschlagsunwirksamen Gebarung zu verbuchen. Werden Fehlbeträge oder Mehrvorfunde später aufgeklärt, dürfen sie nur auf Grund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden. Nach Ablauf eines Jahres nicht aufgeklärte Mehrvorfunde sind haushaltswirksam zu vereinnahmen.

(7) Für den Jahresabschluß der Bücher, der unmittelbar nach dem Auslaufmonat (§ 28) vorzunehmen ist, sind die Bestimmungen des Abs.2 analog anzuwenden.

(8) Personenkarteien, Hebelisten u. dgl. (§ 64) sind ebenfalls unmittelbar nach dem Auslaufmonat (§ 28) abzuschließen. Die sich hiebei aus der Gegenüberstellung von Vorschreibung (Soll) und Abstattung (Ist) ergebenden Zahlungsrückstände oder Überzahlungen sind in das nächste Haushaltsjahr vorzutragen.

(9) Nach Fertigstellung des Rechnungsabschlusses sind Eintragungen in die Bücher des abgelaufenen Haushaltsjahres, die eine Änderung des Rechnungsabschlusses bedeuten, unzulässig. Notwendige Berichtigungen sind in den Büchern des folgenden Haushaltsjahres vorzunehmen.