(1) Unterlagen, die bei den im § 3 Abs. 2 lit. a, b und c genannten Stellen anfallen und die nicht mehr benötigt werden, sind nach dem Ablauf einer in den jeweiligen Organisationsvorschriften festgelegten Frist, jedoch spätestens nach 20 Jahren, zur Archivierung bereitzustellen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind die Unterlagen systematisch geordnet und sicher aufzubewahren. Bestehen im Zeitpunkt der Bereitstellung der Unterlagen weiterhin schutzwürdige Interessen an ihrer Geheimhaltung nach Art. 22a Abs. 2 zweiter Satz B-VG, so ist darauf und auf den voraussichtlichen Zeitpunkt des Wegfalls dieser schutzwürdigen Interessen gesondert hinzuweisen. Zu diesem Zweck ist dem Landesarchiv ein vollständiger Einblick in die Unterlagen zu gewähren.

(2) Unterlagen, die bei einem Mitglied der Landesregierung oder beim Präsidenten oder Vizepräsidenten des Landtages in Ausübung ihrer Funktion anfallen und die nicht mehr ständig benötigt werden, sind nach dem Ausscheiden des jeweiligen Mitglieds der Landesregierung oder des Präsidenten oder Vizepräsidenten des Landtages aus dem Amt zur Archivierung bereitzustellen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind die Unterlagen systematisch geordnet und sicher aufzubewahren. Abs. 1 dritter Satz gilt sinngemäß.

(3) Die Beurteilung der Archivwürdigkeit der Unterlagen nach Abs. 1 und 2 obliegt dem Landesarchiv; zu diesem Zweck ist dem Landesarchiv ein vollständiger Einblick in diese Unterlagen zu gewähren. Bestehen zwischen den nach Abs. 2 zur Bereitstellung verpflichteten Organwaltern und dem Landesarchiv unterschiedliche Auffassungen über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, so hat die Behörde darüber von Amts wegen einen Feststellungsbescheid zu erlassen.

(4) Im Fall der Archivwürdigkeit der Unterlagen sind diese in der ursprünglichen Ordnung und mit den dazugehörigen Findmitteln dem Landesarchiv zu übergeben. Zu übergeben sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, die entweder einer Geheimhaltungspflicht, datenschutzrechtlichen Regelungen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften einschließlich solcher über Berufsgeheimnisse unterliegen oder nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten, wenn nicht die Speicherung der personenbezogenen Daten unzulässig war. Digitale Unterlagen, deren Übergabeformat nicht durch Organisationsvorschriften geregelt ist, sind in einem mit dem Landesarchiv abzustimmenden Format zu übergeben.

(5) Die übergebende Stelle ist auch nach der Übergabe an das Landesarchiv berechtigt, das Archivgut selbst jederzeit zu benützen.