Der im Zusammenhang mit der Funktionsausübung stehende Schriftverkehr zwischen dem Gemeindeamt und den Fraktionen bzw. den Mandatarinnen und Mandataren, insbesondere die Wahrnehmung der Rechte nach § 18a Abs. 5 sowie die Übermittlung von Sitzungseinladungen und Verhandlungsschriften, hat nach Maßgabe der vorhandenen technischen Mittel im Weg automationsunterstützter Datenübertragung zu erfolgen, wenn die Empfängerin bzw. der Empfänger damit einverstanden ist. Soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, genügt für die Nachweisbarkeit eine Sendebestätigung.