(1) Die im § 2 Z 1 lit. a und d erfassten Behörden, Dienststellen und Einrichtungen des Landes haben alle Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, nach Ablauf einer in den Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach 30 Jahren dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten und bis dahin sorgsam aufzubewahren. Für digitale Unterlagen gilt eine Frist von längstens zehn Jahren. Die angebotenen Unterlagen im Sinn von § 2 Z 1 lit. a sind bei Archivwürdigkeit dem Landesarchiv zu übergeben bzw von diesem zu übernehmen, die Unterlagen im Sinn von § 2 Z 1 lit. d können übergeben bzw übernommen werden. Angeboten sowie bei Archivwürdigkeit übergeben und übernommen werden müssen bzw können auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, welche entweder der Amtsverschwiegenheit, dem datenschutzrechtlichen Bestimmungen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften einschließlich solcher über Berufsgeheimnisse unterliegen oder nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten, wenn nicht die Speicherung der Daten unzulässig war. Die Unterlagen sind grundsätzlich in der ursprünglichen Ordnung und mit den zugehörigen Findmitteln anzubieten und zu übergeben. Digitale Unterlagen, deren Übergabeformat nicht durch Organisationsvorschriften geregelt ist, sind in einem mit dem Landesarchiv abzustimmenden Format zu übergeben. Ab dem Zeitpunkt der Übergabe verfügt ausschließlich das Landesarchiv im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen über das Archivgut.
(2) Archivgut von öffentlichem Interesse, das nicht mehr ständig benötigt wird, ist von den im § 2 Z 2 lit. a und b erfassten juristischen Personen des öffentlichen Rechts, Einrichtungen und Unternehmungen nach Ablauf einer in den Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach zehn Jahren zu archivieren. Dieses Archivgut kann, wenn das Land Salzburg zur Übernahme bereit ist, diesem übereignet oder gegen Entgelt zur dauerhaften Aufbewahrung überlassen werden. Abs. 1 zweiter, vierter bis siebenter Satz gilt sinngemäß.
(3) Die Gemeinden und Gemeindeverbände haben archivwürdige Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, nach Ablauf einer in den Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach 30 Jahren zu archivieren. Abs. 1 zweiter bis siebenter Satz gilt mit der Maßgabe, dass an die Stelle des Landesarchivs das jeweilige Gemeindearchiv tritt, wenn die Gemeinde oder der Gemeindeverband über ein solches verfügt.
(4) Für Unternehmungen, die von § 2 Z 2 lit. c erfasst werden, gilt Abs. 2 sinngemäß mit der Maßgabe, dass an die Stelle des Landes Salzburg die jeweilige Gemeinde tritt.
(5) Die Archivwürdigkeit von Unterlagen nach § 2 Z 1 und 2 lit. a und b wird vom Landesarchiv beurteilt. Die Archivwürdigkeit von Unterlagen nach § 2 Z 2 lit. c wird vom Archiv der jeweils in Betracht kommenden Gemeinde oder, wenn diese über kein Gemeindearchiv verfügt, vom Bürgermeister oder von der Bürgermeisterin beurteilt. Zu diesem Zweck ist dem Landesarchiv, dem jeweiligen Gemeindearchiv bzw dem Bürgermeister oder der Bürgermeisterin ein vollständiger Einblick in die angebotenen Unterlagen zu gestatten. Bestehen zwischen der betroffenen Einrichtung, juristischen Person des öffentlichen Rechts oder Unternehmung und dem Landesarchiv, Gemeindearchiv bzw Bürgermeister oder der Bürgermeisterin unterschiedliche Auffassungen über die Archivwürdigkeit der Unterlagen, hat die Behörde einen Feststellungsbescheid über die Archivwürdigkeit zu erlassen.
(6) Archivwürdige Unterlagen, die in den Büros der Mitglieder der Landesregierung, des Präsidenten bzw der Präsidentin des Landtages und der Stellvertreter und Stellvertreterinnen, der Landtagsklubs, der Bürgermeister und Bürgermeisterinnen einer Gemeinde oder der sonstigen Mitglieder des Stadtratskollegiums und der Gemeinderatsklubs der Stadt Salzburg bzw der Gemeindevorstehung einer anderen Gemeinde anfallen und nicht mehr ständig benötigt werden, sind nach dem Ausscheiden der jeweiligen Amtsträger bzw Amtsträgerinnen aus der Funktion bzw Auflösung des Klubs zu archivieren. Die Archivwürdigkeit dieser Unterlagen wird vom jeweiligen Mitglied der Landesregierung usw beurteilt. Archivwürdige Unterlagen sollen dem Landes- bzw, wenn ein solches besteht, dem Gemeindearchiv oder einem öffentlich zugänglichen privaten Archiv zur Archivierung übergeben bzw von diesem übernommen werden.
(7) Über die Übergabe bzw Übernahme von Archivgut ist eine Niederschrift aufzunehmen, die zu enthalten hat:
1. den Ort und das Datum der Übergabe und Übernahme;
2. die übergebende Einrichtung udgl;
3. die Bezeichnung und den Inhalt des Archivguts;
4. Erklärungen zu Eigentumsrecht, allfälligen Urheberrechten, Geheimhaltungsvorschriften und Schutzfristen betreffend das Archivgut.
Die Niederschrift ist vom Landesarchiv, Gemeindearchiv bzw Bürgermeister oder von der Bürgermeisterin dauernd aufzubewahren. Die Aufnahme einer Niederschrift kann bei Übergabe bzw Übernahme von digitalen Unterlagen innerhalb desselben Rechtsträgers entfallen, wenn die Archivierung im elektronischen Akt sowohl der übergebenden Einrichtung wie auch des Landes- bzw Gemeindearchivs dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar ist.
(8) Wird Archivgut von anderen, nicht im § 2 erfassten Rechtsträgern dem Land (Landesarchiv) als Depositum unter Wahrung ihres Eigentums angeboten, ist im Fall der Übernahme zwischen dem Eigentümer des Archivguts und dem Land Salzburg ein schriftlicher Vertrag abzuschließen. Deposita unterliegen den gleichen Bestimmungen wie öffentliches Archivgut, soweit nicht durch besondere Rechtsvorschriften oder durch Vertrag Anderes bestimmt ist.
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