(1) Die im § 2 Z 1 lit. a und b genannten Einrichtungen haben alle Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, nach Ablauf einer durch die Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach 30 Jahren dem Oö. Landesarchiv zur Übernahme anzubieten. Für digitale Unterlagen gilt eine Frist von drei Jahren.
(2) Die im § 2 Z 7 lit. a genannten Einrichtungen haben archivwürdige Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, nach Ablauf einer durch die Organisationsvorschriften festgelegten Frist oder spätestens nach 30 Jahren zu archivieren. Für digitale Unterlagen gilt eine Frist von drei Jahren.
(3) Die Unterlagen sind grundsätzlich in der ursprünglichen Ordnung und mit den zugehörigen Findmitteln anzubieten.
(4) Anzubieten und bei Archivwürdigkeit zu übergeben sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, welche
1. der Amtsverschwiegenheit, datenschutzrechtlichen Bestimmungen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften einschließlich solcher über Berufsgeheimnisse unterliegen oder
2. nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten, sofern nicht die Speicherung der Daten unzulässig war.
(Anm: LGBl. Nr. 55/2018)
(5) Digitale Unterlagen, deren Übergabeformat nicht durch Organisationsvorschriften geregelt ist, sind in einem mit dem zuständigen Archiv zu vereinbarenden Format zu übergeben.
(6) Die Archivwürdigkeit von Unterlagen nach § 2 Z 1 wird vom Oö. Landesarchiv beurteilt. Zur Beurteilung der Archivwürdigkeit (§ 2 Z 4) ist dem Oö. Landesarchiv ein vollständiger Einblick in die angebotenen Unterlagen zu gestatten. Bestehen zwischen der betroffenen Einrichtung oder dem betroffenen Unternehmen und dem Oö. Landesarchiv unterschiedliche Auffassungen über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, hat die Behörde einen Feststellungsbescheid über die Archivwürdigkeit zu erlassen.
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