[Anmerkung Bearbeiter: Namen (Firmen), (Internet )Adressen, Aktenzahlen (und dergleichen), Rechtsformen und Produktbezeichnungen etc. sowie deren Initialen und Abkürzungen können aus Anonymisierungsgründen abgekürzt und/oder verändert sein. Offenkundige Rechtschreib-, Grammatik- und Satzzeichenfehler wurden korrigiert.]
B E S C H E I D
Die Datenschutzkommission hat unter dem Vorsitz von Dr. KURAS und in Anwesenheit der Mitglieder Dr. ROSENMAYR-KLEMENZ, Dr. SOUHRADA-KIRCHMAYER, Dr. BLAHA, Mag. HEILEGGER und Dr. HEISSENBERGER sowie des Schriftführers Mag. HILD in ihrer Sitzung vom 30. März 2012 folgenden Beschluss gefasst:
S p r u c h
I. Der O**** GmbH wird aufgrund ihres Antrags vom 21. November 2011 gemäß § 13 Abs. 1 und 2 des Datenschutzgesetzes 2000 - DSG 2000, die Genehmigung erteilt, aus der Datenanwendung "Zentralisierung der Spesen- und Reisekostenabrechnung“ folgende Daten zum Zweck der zentralen Spesen- und Reisekostenabrechnung an die E**** Inc (USA) zu übermitteln:
Von sämtlichen Mitarbeitern der Antragstellerin, die die am System zur Spesen- und Reisekostenabrechnung teilnehmen
II. Gemäß § 78 des Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetzes (AVG), BGBl. Nr. 51/1991 idgF, iVm §§ 1, 3 Abs. 1 und TP 1 Bundesverwaltungsabgabenverordnung 1983, BGBl Nr. 24 idgF (BVwAbgV), hat die Antragstellerin eine Verwaltungsabgabe in Höhe von
Euro 6,50
zu entrichten.
B e g r ü n d u n g
1. Sachverhalt:
Mit Schriftsatz vom 21. November 2011 hat die O**** GmbH (in weiterer Folge "Antragstellerin“) bei der Datenschutzkommission einen Antrag gemäß § 13 DSG 2000 auf Übermittlung von personenbezogenen Daten gestellt.
Die gegenständlichen Daten stammen aus der beim Datenverarbeitungsregister gemeldeten Datenanwendung "Zentralisierung der Spesen- und Reisekostenabrechnung mittels des dafür entwickelten Concur-Systems“ (xxxxxxx/yyy).
Die Ermittlung und Übermittlung von Daten der Mitarbeiten umfasst die im Spruch angeführten Datenarten und dient zur zentralen Spesen- und Reisekostenabrechnung durch die Konzermutter E**** Inc in den USA. Die Konzernmutter soll die Daten über Spesen und Reisevergütungen in erster Linie kontrollieren und auf Angemessenheit prüfen sowie für die Versteuerung im Konzernverband sorgen.
Der Umstand, dass die Konzernmutter nach dem Vorbringen der Antragsstellerin die Spesenabrechnungen auch auf mögliche Verstöße gegen Anti-Korruptionsbestimmungen prüfen will, war in der ursprünglich vorgelegten Betriebsvereinbarung zum Einsatz der Datenanwendung nicht mit der notwendigen Deutlichkeit enthalten. Die Betriebsvereinbarung Nr. 99/01 enthielt in Punkt 3.3 nur folgenden Text: "Es wird ausdrücklich darauf verwiesen, dass im Zusammenhang mit der Spesenabrechnung auch Eintragungen möglich sind, die auf Unregelmäßigkeiten bei der Spesenabrechung hinweisen können. Diese Daten können daher unter Umständen strafrechtlich relevant sein“.
In einer Ergänzungsvereinbarung zur Betriebsvereinbarung Nr. 99/01 wurden die Kontrollen durch die Konzernmutter zur Einhaltung der Anti-Korruptionsbestimmungen im Detail erklärt.
2. Anzuwendende Rechtsvorschriften:
§ 13 Abs. 1 und 2 DSG 2000 lauten unter der Überschrift "Genehmigungspflichtige Übermittlung und Überlassung von Daten ins Ausland" wie folgt:
"§ 13. (1) Soweit der Datenverkehr mit dem Ausland nicht gemäß § 12 genehmigungsfrei ist, hat der Auftraggeber vor der Übermittlung oder Überlassung von Daten in das Ausland eine Genehmigung der Datenschutzkommission (§§ 35 ff) einzuholen. Die Datenschutzkommission kann die Genehmigung an die Erfüllung von Bedingungen und Auflagen binden.
(2) Die Genehmigung ist unter Beachtung der gemäß § 55 Z 2 ergangenen Kundmachungen zu erteilen, wenn die Voraussetzungen des § 12 Abs. 5 vorliegen und wenn, ungeachtet des Fehlens eines im Empfängerstaat generell geltenden angemessenen Datenschutzniveaus,
3. Rechtlich war zu erwägen:
3.1. Zur Genehmigungspflicht:
Der beantragte Datenverkehr ist gemäß § 13 Abs. 1 Datenschutzgesetz 2000 (DSG 2000), BGBl. I Nr. 165/1999 idgF, genehmigungspflichtig , da zum einen der Empfänger in einem Staat seinen Sitz hat, für die keine Feststellung des Vorhandenseins eines angemessenen Datenschutzniveaus gemäß Art. 25 RL 95/46/EG besteht und da zum anderen auch kein Fall eines gemäß § 12 Abs. 3 DSG 2000 genehmigungsfreien Datenverkehrs vorliegt.
3.2. Vorliegen der Voraussetzungen nach § 12 Abs. 5 DSG 2000:
Gemäß § 12 Abs. 5 DSG 2000 ist Voraussetzung für die Rechtmäßigkeit einer geplanten Übermittlung, dass die Bedingungen des § 7 Abs. 2 DSG 2000 erfüllt sind. Danach dürfen Daten nur dann übermittelt werden, wenn sie
Der Antrag bezieht sich auf Daten, die in Österreich rechtmäßig verarbeitet werden. Die diesbezügliche Meldung der Antragstellerin beim Datenverarbeitungsregister für die Datenanwendung "Zentralisierung der Spesen- und Reisekostenabrechnung mittels des dafür entwickelten Concur-Systems“ (Datenanwendungsnummer xxxxxxx/yyy) ist registrierungsfähig.
3.3. Zur ausreichenden Rechtsgrundlage der Übermittlungen im Sinne der §§ 8 bzw. 9 DSG 2000:
3.3.1 Übermittlung zur zentralen Spesen- und Reisekostenabrechnung
Das österreichische Recht kennt hinsichtlich der Zulässigkeit von Datenübermittlungen kein ausdrückliches Konzernprivileg (- so auch etwa Dammann-Simitis, EU-Datenschutzrichtlinie: Kommentar, Rz 6 zu
Artikel 25), so ist doch davon auszugehen, dass der Konzern als zulässige Organisationsstruktur rechtlich anerkannt ist. Daraus ist abzuleiten, dass auch die Zulässigkeit jener Datenflüsse, die sich aus der Über- bzw. Unterordnung der einzelnen Konzernfirmen notwendig ergeben, anzuerkennen ist. Wesentlich ist allerdings, dass die Notwendigkeit von Übermittlungen im Konzern nach einem strengen Maßstab beurteilt wird, damit die Verhältnismäßigkeit der von solchen Übermittlungen verursachten Eingriffe in das Recht auf Datenschutz der Betroffenen gewahrt bleibt (siehe Bescheid ua. K178.256/0005-DSK/2008 vom 6. Februar 2008).
Die Datenschutzkommission anerkennt die Kontrolle der Spesen- und Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter der Konzerntöchter als zulässige Aufgabe der Konzernleitung. In einem Konzernverband ist nachvollziehbar, dass die Konzernmutter bei den Spesen und Reisekosten der Mitarbeiter der Tochtergesellschaften die Übersicht behalten will, um Diskrepanzen zu vermeiden, und dass sie diese Funktion auch besser als die Töchter ausüben kann, denen mangels Vergleichsmöglichkeit Unkorrektheiten vielleicht gar nicht auffallen.
Die Datenschutzkommission schränkt normalerweise die Wahrnehmung von Funktionen, die dem Arbeitgeber zustehen, durch die Konzernleitung ein, weil dieser die rechtliche Befugnissen im Hinblick auf die betroffenen Mitarbeiter fehlt (§ 7 Abs. 1 DSG 2000). Hier ergibt sich aus den von der Antragstellerin vorgebrachten Gründen, dass die Konzernleitung diese Rolle sogar besser wahrnehmen kann als die Töchter und ihr daher – auch ohne Vertrag mit den Mitarbeitern – eine rechtliche Befugnis zukommen kann.
Die Konzernleitung soll auch im Verdachtsfall Spesenabrechnungen im Hinblick auf die Verletzung von Anti-Korruptionsvorschriften prüfen. Die Konzernleitung in den USA ist nach US-Gesetz verpflichtet, Bestechung bei den Töchtern zu unterbinden (Der Foreign Corrupt Practices Act, kurz FCPA, 15 U.S.C. §§ 78dd-1, et seq.). Da die Eignung von Spesen als Mittel zur unauffälligen Abrechnung von unlauteren Zuwendungen nicht ausgeschlossen scheint, ist dieser Wunsch nachvollziehbar und berechtigt. Natürlich ist in erster Linie die Antragstellerin als Arbeitgeberin angehalten, Korruption im Unternehmen zu bekämpfen, aber die Konzernmutter ist ihrerseits durch den FCPA rechtlich verpflichtet, und auch besser in der Lage, Muster fragwürdiger Praktiken zu erkennen, weil bei ihr die Daten der Töchter zusammenlaufen.
Weiters besteht eine Betriebsvereinbarung Nr. 99/01 samt Ergänzungsvereinbarungen, mit der die notwendigen rechtlichen Zusatzfunktionen geklärt werden.
3.4. Zur Glaubhaftmachung des angemessenen Datenschutzes beim Empfänger im Ausland haben der Auftraggeber und die Empfänger einen Vertrag abgeschlossen, der den in der Entscheidung der Kommission 2004/915/EG vom 27. Dezember 2004 zur Änderung der Entscheidung 2001/497/EG bezüglich der Einführung alternativer Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (Set II), Amtsblatt Nr. L 385 S. 74–84, CELEX:
32004D0915, vorgesehenen Standardvertragsklauseln entspricht. Der Nachweis ausreichenden Datenschutzes beim ausländischen Datenempfänger gilt daher als erbracht im Sinne des § 13 Abs. 2 Z 2 DSG 2000.
3.5. Die Verwaltungsabgabe war gemäß § 78 Abs. 1 AVG iVm §§ 13, 53 Abs. 1 DSG 2000 vorzuschreiben. Demnach ist für Anträge nach § 13 DSG 2000 keine Befreiung von Verwaltungsabgaben normiert.
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