[Anmerkung Bearbeiter: Namen (Firmen), (Internet )Adressen, Aktenzahlen (und dergleichen), Rechtsformen und Produktbezeichnungen etc. sowie deren Initialen und Abkürzungen können aus Anonymisierungsgründen abgekürzt und/oder verändert sein. Offenkundige Rechtschreib-, Grammatik- und Satzzeichenfehler wurden korrigiert.]
B E S C H E I D
Die Datenschutzkommission hat unter dem Vorsitz von Dr. SPENLING und in Anwesenheit der Mitglieder Dr. ROSENMAYR-KLEMENZ, Dr. BLAHA, Dr. SOUHRADA-KIRCHMAYER, Mag. HEILEGGER und Dr. GUNDACKER sowie der Schriftführerin Mag. KIMM in ihrer Sitzung vom 30. September 2011 folgenden Beschluss gefasst:
S p r u c h
Über die Beschwerde des Dr. Ignaz Ä*** (Beschwerdeführer), vertreten durch ***, Rechtsanwalt in ***, vom 3. Mai 2011 gegen die Landespersonalvertretung *** in *** (Beschwerdegegnerin), wegen Verletzung im Recht auf Auskunft und Geheimhaltung wird entschieden:
Rechtsgrundlagen: § 1 Abs. 1 und 2 und § 31 Abs. 2 des Datenschutzgesetzes 2000 (DSG 2000), BGBl I Nr. 165/1999 idgF.
B e g r ü n d u n g
A. Verfahrensgang und Vorbringen der Parteien
1. Der Beschwerdeführer behauptete zunächst eine Verletzung im Recht auf Auskunft (Nichterteilung der Auskunft). Diese behauptete Rechtsverletzung wurde ha. zu K121.710 behandelt. Im Parteiengehör zu diesem Verfahren bestritt der Beschwerdeführer den Zugang der nachträglich am 5. April 2011 erteilten Auskunft nicht, behauptete aber deren inhaltliche Unvollständigkeit:
Im März 2010 sei eine Verwendungsänderung des Beschwerdeführers erfolgt, die mit einer Versetzung zur Außenstelle *** verbunden gewesen sei. Dieser Verwendungsänderung – die gegen seinen Willen vorgenommen worden sei – sei eine Sitzung der Dienststellenpersonalvertretung vorausgegangen. Aus einem diesbezüglichen Protokoll ergebe sich, dass in dem Zusammenhang auch eine Stellungnahme der Gleichbehandlungsbeauftragten im Land *** zu Grunde gelegt worden sei. Ebenso sei eine Stellungnahme des Präsidenten des *** zur Person des Beschwerdeführers eingeholt worden. Die Einbindung der Personalvertretung müsse eine eigene Aktenzahl haben, die jedoch im Schreiben vom 5. April 2011 nicht angeführt sei.
Außerdem machte er erstmals eine Verletzung im Recht auf Geheimhaltung dadurch geltend, dass das Schreiben vom 16. März 2011 von einem Othmar M*** mit Signatur „Büro des Zentralbetriebsrates der ***“ geschickt worden sei. Die Angelegenheit hätte aber keinen Bezug zum Zentralbetriebsrat und die Einbindung des Othmar M*** sei damit datenschutzrechtlich unzulässig.
2. In ihrer Stellungnahme vom 31. Mai 2011 gab die Beschwerdegegnerin an, sämtliche elektronisch gespeicherten Daten bezüglich des Beschwerdeführers übermittelt zu haben. Eine weitere Datenübermittlung sei, wie bereits ausgeführt, nach dem DSG 2000 nicht erforderlich, da keine weiteren relevanten Daten vorlägen (Papierakt).
Zur Signatur von Othmar M*** bringt die Beschwerdegegnerin vor, mit dem Büro des Zentralbetriebsrates der *** eine gemeinsame Kanzlei zu betreiben. In Abwesenheit von Kanzleileiter Ironismus H*** habe Othmar M*** die Vertretung wahrzunehmen und am 16. März 2011 wahrgenommen.
Auf Othmar M*** seien die *** und Art. 20 B-VG anzuwenden, eine Weitergabe von Daten an unbefugte Dritte zur Bearbeitung sei nicht erfolgt. Die falsche E-Mail-Signatur sei irrtümlich ausgewählt worden.
3. Im Parteiengehör dazu brachte der Beschwerdeführer mit Schreiben vom 8. Juli 2011 vor, zur Auskunft werde die Ansicht der Beschwerdegegnerin nicht geteilt, zumal sich aus dem dargestellten Sachverhalt ergebe, dass weitere Dateninhalte vorhanden sein müssten.
Zur Signatur bemängelte der Beschwerdeführer, Nachweise zur Urlaubsabwesenheit des zuständigen Kanzleileiters und zur Stellvertretung des Othmar M*** würden fehlen. Die Stellungnahme vom 31. Mai 2011 sei von einem Faxgerät der Wohnbauförderungsabteilung gesendet worden, deren Zusammenhang mit der gegenständlichen Sache nicht erkennbar sei.
B. Beschwerdegegenstand
Auf Grund des Vorbringens des Beschwerdeführers ergibt sich, dass Beschwerdegegenstand die Fragen sind, ob die Beschwerdegegnerin 1. in Folge seines Auskunftsbegehrens vom 3. Dezember 2010 eine vollständige Auskunft erteilt hat und 2. den Beschwerdeführer dadurch in seinem Recht auf Geheimhaltung verletzt hat, dass das Schreiben der Beschwerdegegnerin vom 16. März 2011 von Othmar M*** signiert wurde.
C. Sachverhaltsfeststellungen
Ausgehend vom Beschwerdegegenstand wird der folgende Sachverhalt festgestellt:
Der Beschwerdeführer stellte am 3. Dezember 2010 rechtsanwaltlich vertreten im Wesentlichen folgendes Auskunftsbegehren an die Beschwerdegegnerin:
„Mein Mandant war bis März 2010 beim *** beschäftigt. Mit Verfügung vom 5. 3. 2010 erfolgte eine Verwendungsänderung, mit der mein Mandant zur Abteilung, Finanzen, Buchhaltungsdirektion – Außenstelle *** versetzt wurde.
In diese Verwendungsänderung waren Sie maßgeblich eingebunden.
Daraus ergibt sich weiter, dass bei Ihnen Daten meines Mandanten verarbeitet wurden und werden.
Im Sinne des § 26 Datenschutzgesetz ersuche ich namens meines Mandanten um nachstehende Auskünfte:
1. Über welche Daten betreffend meinen Mandanten verfügen Sie?
2. Welchen Inhalt haben diese Daten, woher stammen sie, wozu werden sie verwendet und an wen wurden sie übermittelt?
3. Zu welchem Zweck werden die Datenanwendungen betrieben?
4. Aufgrund welcher Vertrags- bzw. Rechtsgrundlagen werden die Daten verwendet?
Da auf Ihren Korrespondenzen keine DVR Nummer ersichtlich ist, ersuche ich auch um Bekanntgabe der DVR Nummer.
Sollten Sie an einer Mitarbeit nach § 26 DSG interessiert sein, so ersuche ich Sie um Überlassung einer Liste Ihrer Verarbeitungen.
Für Ihre Veranlassung erlaube ich die gesetzlich vorgesehene Frist von 8 Wochen in Vormerk zu nehmen.
…“
Mit Schreiben vom 20. Jänner 2011 erteilte die Beschwerdegegnerin dem Beschwerdeführer folgende wesentliche Auskunft:
„An
***
…
Sehr geehrter Herr Dr. ***!
Hinsichtlich der von Ihnen gestellten Fragen wird seitens der Landespersonalvertretung gemäß § 26 Datenschutzgesetz folgende Auskunft erteilt:
Die bei der Landespersonalvertretung gespeicherten Daten wurden gemäß der Verordnung des Bundeskanzlers über Standard- und Musteranwendungen in Verbindung mit dem *** von der Dienstbehörde zugänglich gemacht. Diese Daten werden zur Erfüllung der Aufgaben nach dem *** verwendet und die Datenanwendung wird auch aus diesem Grunde betrieben.
Folgende Daten sind über Ihren Mandanten gespeichert: Vor- und Familienname, Akademischer Grad, Vor- und Familienname der Kinder, Geburtsdatum der Kinder, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Diensteintritt, Beschäftigungsausmaß, Besoldungsstichtag, Jubiläumsstichtag, Dienstklasse, Datum der Vorrückung, Verwendungsgruppe, Gehaltsstufe, Referenzstelle, Personalaktnummer, Dienststelle, Dienstzweig
DVR-Nummer: ***
…“
Mit Schreiben vom 6. April 2011 an den Beschwerdeführer (Kopie des Schreibens vom 5. April 2011 an die Datenschutzkommission) ergänzte die Beschwerdegegnerin die Auskunft wie folgt:
„Mit Bezugnahme auf das Telefonat vom 31. März 2011, in welchem auf die Art der benötigten Daten eingegangen wurde, werden von der Landespersonalvertretung folgende Dateninhalte (fett gedruckt) ergänzend übermittelt:
Folgende Daten sind über Ihren Mandanten gespeichert:
Vor- und Familienname: IGNAZ Ä***
Akademischer Grad: Mag. Dr.
Vor- und Familienname der Kinder: ***
Geburtsdatum der Kinder: ***
Anschrift: ***
Geburtsdatum: ***
Geschlecht: M
Diensteintritt: ***
Beschäftigungsausmaß: ***
Besoldungsstichtag: ***
Jubiläumsstichtag: ***
Dienstklasse: ***
Datum der Vorrückung: ***
Verwendungsgruppe: ***
Gehaltsstufe: ***
Referenzstelle: ***
Personalaktnummer: ***
Dienststelle: ***
Dienstzweig: ***
Weiteres ist anzumerken, dass die Landespersonalvertretung über eine elektronische Kartenkartei verfügt, die auf Papierakte verweist. Zu den Papierakten wird auf die Entscheidung der Datenschutzkommission vom 18.09.2009 (K121.517/0020-DSK/2009) hingewiesen, wonach Akten und Aktenkonvolute nicht unter den Begriff der Datei fallen und somit nicht vom Auskunftsrecht nach dem Datenschutzgesetz umfasst sind. Diese Kartei dient als Geschäftsbehelf zur Auffindung des Aktes und nicht zur inneren Strukturierung. Da nach dem Telefonat im Raum steht, ob auch die vorliegenden Daten von der Auskunftspflicht nach dem Datenschutzgesetz umfasst sind, werden die Inhalte der Kartei, welche einen Bezug zum Beschwerdeführer aufweisen, vorsorglich übermittelt.
Die vorhandenen Schriftstücke wurden entweder vom Beschwerdeführer, der Dienststelle oder der Personalabteilung an die Landespersonalvertretung übermittelt. Der jeweilige Absender wurde dem jeweiligen Dateninhalt in der Klammer beigesetzt.
Sämtliche Schriftstücke dienen der Wahrnehmung der Befugnisse nach ***.
Sollten noch weitere Informationen benötigt werden, so stehen wir natürlich gerne zur Verfügung. Abschließend wird bekannt gegeben, dass dieses Schreiben auch gleichzeitig an den Beschwerdeführer übermittelt wird.
DVR-Nummer: ***“
Beweiswürdigung: Diese Feststellungen ergeben sich aus den jeweiligen Schreiben selbst, die der Beschwerde bzw. den Stellungnahmen der Beschwerdegegnerin beigelegt waren. Die Inhalte sind unbestritten.
Die Stellungnahme der Beschwerdegegnerin vom 16. März 2011 (samt Anhang: Auskunft vom 20. Jänner 2011 an den Beschwerdeführer) wurde dem Beschwerdeführer per Mail in Kopie zu Handen seiner rechtsanwaltlichen Vertretung von Othmar M*** geschickt. Othmar M*** war an diesem Tag in Vertretung von Ironismus H***, dem eigentlichen Kanzleileiter der Beschwerdegegnerin, tätig. Dieses Mail vom 16. März 2011 trug versehentlich die Signatur „Büro des Zentralbetriebsrates der ***“, mit dem sich die Beschwerdegegnerin eine Kanzlei teilt und dem Othmar M*** organisatorisch zuzurechnen ist.
Beweiswürdigung: Diese Feststellungen ergeben sich aus dem Vorbringen der Beschwerdegegnerin in ihrer Stellungnahme vom 31. Mai 2011.
D. In rechtlicher Hinsicht folgt daraus:
1. anzuwendende Rechtsvorschriften
Die Verfassungsbestimmung des § 1 DSG 2000 lautet auszugsweise:
„§ 1. (1) Jedermann hat, insbesondere auch im Hinblick auf die Achtung seines Privat- und Familienlebens, Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht. Das Bestehen eines solchen Interesses ist ausgeschlossen, wenn Daten infolge ihrer allgemeinen Verfügbarkeit oder wegen ihrer mangelnden Rückführbarkeit auf den Betroffenen einem Geheimhaltungsanspruch nicht zugänglich sind.
(2) Soweit die Verwendung von personenbezogenen Daten nicht im lebenswichtigen Interesse des Betroffenen oder mit seiner Zustimmung erfolgt, sind Beschränkungen des Anspruchs auf Geheimhaltung nur zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen eines anderen zulässig, und zwar bei Eingriffen einer staatlichen Behörde nur auf Grund von Gesetzen, die aus den in Art. 8 Abs. 2 der Europäischen Konvention zum Schutze der Menschenrechte und Grundfreiheiten (EMRK), BGBl. Nr. 210/1958, genannten Gründen notwendig sind. Derartige Gesetze dürfen die Verwendung von Daten, die ihrer Art nach besonders schutzwürdig sind, nur zur Wahrung wichtiger öffentlicher Interessen vorsehen und müssen gleichzeitig angemessene Garantien für den Schutz der Geheimhaltungsinteressen der Betroffenen festlegen. Auch im Falle zulässiger Beschränkungen darf der Eingriff in das Grundrecht jeweils nur in der gelindesten, zum Ziel führenden Art vorgenommen werden.
(3) Jedermann hat, soweit ihn betreffende personenbezogene Daten zur automationsunterstützten Verarbeitung oder zur Verarbeitung in manuell, dh. ohne Automationsunterstützung geführten Dateien bestimmt sind, nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen
1. das Recht auf Auskunft darüber, wer welche Daten über ihn verarbeitet, woher die Daten stammen, und wozu sie verwendet werden, insbesondere auch, an wen sie übermittelt werden;
…“
§ 26 DSG 2000 lautet unter der Überschrift „Auskunftsrecht“ auszugsweise wie folgt:
„§ 26. (1) Ein Auftraggeber hat jeder Person oder Personengemeinschaft, die dies schriftlich verlangt und ihre Identität in geeigneter Form nachweist, Auskunft über die zu dieser Person oder Personengemeinschaft verarbeiteten Daten zu geben. Mit Zustimmung des Auftraggebers kann das Auskunftsbegehren auch mündlich gestellt werden. Die Auskunft hat die verarbeiteten Daten, die Informationen über ihre Herkunft, allfällige Empfänger oder Empfängerkreise von Übermittlungen, den Zweck der Datenverwendung sowie die Rechtsgrundlagen hiefür in allgemein verständlicher Form anzuführen. Auf Verlangen eines Betroffenen sind auch Namen und Adressen von Dienstleistern bekannt zu geben, falls sie mit der Verarbeitung seiner Daten beauftragt sind. Wenn zur Person des Auskunftswerbers keine Daten vorhanden sind, genügt die Bekanntgabe dieses Umstandes (Negativauskunft). Mit Zustimmung des Auskunftswerbers kann anstelle der schriftlichen Auskunft auch eine mündliche Auskunft mit der Möglichkeit der Einsichtnahme und der Abschrift oder Ablichtung gegeben werden.
(2) Die Auskunft ist nicht zu erteilen, soweit dies zum Schutz des Auskunftswerbers aus besonderen Gründen notwendig ist oder soweit überwiegende berechtigte Interessen des Auftraggebers oder eines Dritten, insbesondere auch überwiegende öffentliche Interessen, der Auskunftserteilung entgegenstehen.
Überwiegende öffentliche Interessen können sich hiebei aus der Notwendigkeit
1. des Schutzes der verfassungsmäßigen Einrichtungen der Republik Österreich oder
2. der Sicherung der Einsatzbereitschaft des Bundesheeres oder
3. der Sicherung der Interessen der umfassenden Landesverteidigung oder
4. des Schutzes wichtiger außenpolitischer, wirtschaftlicher oder finanzieller Interessen der Republik Österreich oder der Europäischen Union oder
5. der Vorbeugung, Verhinderung oder Verfolgung von Straftaten
ergeben. Die Zulässigkeit der Auskunftsverweigerung aus den Gründen der Z 1 bis 5 unterliegt der Kontrolle durch die Datenschutzkommission nach § 30 Abs. 3 und dem besonderen Beschwerdeverfahren vor der Datenschutzkommission gemäß § 31 Abs. 4.
(3) Der Auskunftswerber hat am Auskunftsverfahren über Befragung in dem ihm zumutbaren Ausmaß mitzuwirken, um ungerechtfertigten und unverhältnismäßigen Aufwand beim Auftraggeber zu vermeiden.
(4) Innerhalb von acht Wochen nach Einlangen des Begehrens ist die Auskunft zu erteilen oder schriftlich zu begründen, warum sie nicht oder nicht vollständig erteilt wird. Von der Erteilung der Auskunft kann auch deshalb abgesehen werden, weil der Auskunftswerber am Verfahren nicht gemäß Abs. 3 mitgewirkt oder weil er den Kostenersatz nicht geleistet hat.
…“
§ 31 DSG 2000 lautet unter der Überschrift „Beschwerde an die Datenschutzkommission“ auszugsweise wie folgt:
„§ 31. (1) Die Datenschutzkommission erkennt über Beschwerden von Personen oder Personengemeinschaften, die behaupten, in ihrem Recht auf Auskunft nach § 26 oder nach § 50 Abs. 1 dritter Satz oder in ihrem Recht auf Darlegung einer automatisierten Einzelentscheidung nach § 49 Abs. 3 verletzt zu sein, soweit sich das Auskunftsverlangen (der Antrag auf Darlegung oder Bekanntgabe) nicht auf die Verwendung von Daten für Akte im Dienste der Gesetzgebung oder der Gerichtsbarkeit bezieht.
(2) Die Datenschutzkommission erkennt weiters über Beschwerden von Personen oder Personengemeinschaften, die behaupten, in ihrem Recht auf Geheimhaltung (§ 1 Abs. 1) oder in ihrem Recht auf Richtigstellung oder auf Löschung (§§ 27 und 28) verletzt zu sein, sofern der Anspruch nicht nach § 32 Abs. 1 vor einem Gericht geltend zu machen ist oder sich gegen ein Organ im Dienste der Gesetzgebung oder der Gerichtsbarkeit richtet.
…
(8) Ein Beschwerdegegner, gegen den wegen Verletzung in Rechten nach den §§ 26 bis 28 Beschwerde erhoben wurde, kann bis zum Abschluss des Verfahrens vor der Datenschutzkommission durch Reaktionen gegenüber dem Beschwerdeführer gemäß § 26 Abs. 4 oder § 27 Abs. 4 die behauptete Rechtsverletzung nachträglich beseitigen. Erscheint der Datenschutzkommission durch derartige Reaktionen des Beschwerdegegners die Beschwerde als gegenstandslos, so hat sie den Beschwerdeführer dazu zu hören. Gleichzeitig ist er darauf aufmerksam zu machen, dass die Datenschutzkommission das Verfahren formlos einstellen wird, wenn er nicht innerhalb einer angemessenen Frist begründet, warum er die ursprünglich behauptete Rechtsverletzung zumindest teilweise nach wie vor als nicht beseitigt erachtet. Wird durch eine derartige Äußerung des Beschwerdeführers die Sache ihrem Wesen nach geändert (§ 13 Abs. 8 AVG), so ist von der Zurückziehung der ursprünglichen Beschwerde und der gleichzeitigen Einbringung einer neuen Beschwerde auszugehen. Auch diesfalls ist das ursprüngliche Beschwerdeverfahren formlos einzustellen und der Beschwerdeführer davon zu verständigen. Verspätete Äußerungen sind nicht zu berücksichtigen.“
2. Rechtliche Schlussfolgerungen:
a. behauptete Verletzung im Recht auf Auskunft
Die Beschwerdegegnerin hat dem Beschwerdeführer mit Schreiben vom 20. Jänner und 6. April 2011 Auskunft erteilt. Diese Auskunft hielt der Beschwerdeführer deshalb für nicht rechtmäßig bzw. unvollständig, weil ihm das Schreiben vom 20. Jänner 2011 nicht zugegangen sei und die Auskunft die erforderlichen Dateninhalte vermissen lasse, da sich aus dem Sachverhalt ergebe, dass dritte Personen (zB die Gleichbehandlungsbeauftragte im Land ***) eingebunden worden seien und es „schwer vorstellbar“ sei, dass diese Korrespondenzen aktenmäßig nicht erfasst worden seien.
Die Auskunft vom 20. Jänner 2011 hat den Rechtsanwalt des Beschwerdeführers jedenfalls im Wege des E-Mails der Beschwerdegegnerin vom 16. März 2011 erreicht. Er ist dahin in seinem Recht auf Auskunft nicht mehr verletzt.
Auch die teilweise Verspätung der Auskunft (nach Ablauf der achtwöchigen Frist des § 26 Abs. 4 DSG 2000) ist gemäß § 26 Abs. 8 DSG 2000 durch die tatsächliche Auskunftserteilung saniert.
Zur Unvollständigkeit der Auskunft insgesamt ist dem Beschwerdeführer entgegen zu halten, dass seitens der Beschwerdegegnerin gar nicht bestritten wird, dass von dritter Seite eingeholte Stellungnahmen aktenmäßig erfasst würden, sondern, dass solche Stellungnahmen lediglich in einem Papierakt abgelegt werden.
Nach ständiger Rechtssprechung unterliegen Papierakten aber nicht dem Recht auf Auskunft (vgl. für viele zB den Bescheid der Datenschutzkommission vom 20. Jänner 2010, GZ K121.553/0003-DSK/2010, RIS, mwH auf die Rechtsprechung der Gerichtshöfe des öffentlichen Rechts in dieser Frage). Die über den Beschwerdeführer in der elektronischen Kartenkartei verarbeiteten Daten wurden ihm mitgeteilt.
Die Beschwerde war daher im Hinblick auf mögliche Verletzungen im Recht auf Auskunft als unbegründet abzuweisen.
2. behauptete Verletzung im Recht auf Geheimhaltung
Der Beschwerdeführer moniert auch, dass ihm die Stellungnahme der Beschwerdegegnerin vom 16. März 2011 per Mail vom selben Tag geschickt worden sei, allerdings mit der Signatur „Büro des Zentralbetriebsrates der ***“.
Dieser Sachverhalt ist unbestritten, die Beschwerdegegnerin meinte dazu, dass sie sich mit dem genannten Zentralbetriebsrat eine Kanzlei teile, die Mail von der Stellvertretung ihres Kanzleileiters gesendet worden sei und es sich bei der Verwendung dieser Signatur um ein Versehen handle.
Auch in diesem Punkt ist die Beschwerde nicht berechtigt.
Aus der versehentlichen Verwendung der falschen Signatur kann noch keine Verletzung im Recht auf Geheimhaltung abgeleitet werden, wenn die E-Mail dennoch von der Beschwerdegegnerin (bzw. einem ihr zurechenbaren Organwalter) stammt. Die hier tätig gewordene Person (Othmar M***) ist zwar organisatorisch dem Büro des Zentralbetriebsrates zuzurechnen, funktionell war sie aber aufgrund der bestehenden Vertretungsregelung bei der konkreten Verwendung für die Beschwerdegegnerin tätig. Sie war daher berechtigt, das E-Mail zu versenden und – gegebenenfalls – auch Kenntnis von dessen Inhalt zu erlangen. Nachweise für eine weitere Verwendung der Inhalte dieses Mails – etwa für Zwecke des Zentralbetriebsrates selbst – sind nicht hervorgekommen und wurden vom Beschwerdeführer auch nicht behauptet. Ein datenschutzrechtliches Übermitteln (§ 4 Z 12 DSG 2000) im Vorfeld der Versendung der E-Mail vom 16. März 2011, welches auf seine Rechtmäßigkeit zu prüfen wäre, hat daher gar nicht stattgefunden.
Die Beschwerde war daher insgesamt abzuweisen.
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