[Anmerkung Bearbeiter: Namen (Firmen), (Internet )Adressen, Aktenzahlen (und dergleichen), Rechtsformen und Produktbezeichnungen etc. sowie deren Initialen und Abkürzungen können aus Anonymisierungsgründen abgekürzt und/oder verändert sein.]
BESCHEID
Die Datenschutzkommission hat unter dem Vorsitz von Dr. SPENLING und in Anwesenheit der Mitglieder Dr. HEISSENBERGER, Mag. HUTTERER, Dr. KOTSCHY, Mag. PREISS und Dr. ROSENMAYR-KLEMENZ sowie der Schriftführer Mag. FLENDROVSKY und Fr. HAAS in ihrer Sitzung vom 15. Februar 2005 folgenden Beschluss gefasst:
Spruch
Über die Beschwerde der N*** GmbH in Wien, vertreten durch Frau Carinna N***, (in der Folge: Beschwerdeführerin) gegen das Finanzamt Wien 12/13/14 und Purkersdorf in Wien (in der Folge: Beschwerdegegner) wegen Verletzung des Rechtes auf Auskunft gemäß § 26 DSG 2000, BGBl I Nr. 165/1999 idF. BGBl I Nr. 136/2001 (DSG 2000), durch Nichterfüllung Ihres Auskunftsbegehrens vom 16. April 2002 wird gemäß § 26 Abs. 1 und § 31 Abs. 1 DSG 2000 wie folgt entschieden:
Die Beschwerde wird als unbegründet abgewiesen.
Begründung
I. Verfahrensgang und Vorbringen der Parteien:
a. Mit Eingabe vom 6. September 2003, im Büro der Datenschutzkommission eingelangt am 10. September 2003, erhob die Beschwerdeführerin wegen Verletzung des Auskunftsrechts gemäß § 26 Abs. 1 DSG 2000 Beschwerde vor der Datenschutzkommission. Sie brachte vor, sie hätte am 16. April 2002 ein Auskunftsbegehren gemäß § 26 DSG 2000 an die Finanzbehörden gerichtet, welchem bis heute nicht entsprochen worden sei. Das Auskunftsbegehren lautete: „.. begehre ich Auskunft gemäß DSG 2000. Insbesondere auch über sämtliche die St.Nr. 1*** betreffenden gespeicherten bzw. auch in der Vergangenheit gespeicherten Daten, mit allen vorgenommenen Veränderungen.“
Die Datenschutzkommission forderte den Beschwerdegegner zur Stellungnahme auf.
b. Mit Eingabe vom 17. November 2003 legte der Beschwerdegegner das Auskunftsschreiben an die Beschwerdeführerin vom 22. April 2002 sowie die Beantwortung der Urgenz vom 21. Juni 2002 vor und teilte mit, dass nach seiner Auffassung der Auskunftspflicht nach § 26 DSG 2000 entsprochen worden wäre.
c. Im Zuge des Parteiengehörs teilte die Beschwerdeführerin mit Schriftsatz vom 4. Februar 2004 der Datenschutzkommission mit, dass ihrer Meinung nach Ihrem Anliegen auf gesetzeskonforme Datenauskunft noch immer nicht entsprochen und seitens des Beschwerdegegners keine dem Gesetz entsprechende Datenauskunft erteilt worden wäre.
d. Auf nochmaligen Vorhalt der Datenschutzkommission legte der Beschwerdegegner mit Schriftsatz vom 10. März 2004 der Datenschutzkommission ein Schreiben an die Beschwerdeführerin vor, in welchem nicht nur die Daten zu der Steuernummer 1*** beauskunftet wurden, sondern auch Daten der Einschreiterin selbst. Insbesondere führte der Beschwerdegegner dort aus, dass das erwähnte Konto als Überleitungskonto nach Abtretung der Daten sofort wieder gelöscht worden sei und dort keine Bescheide verbucht worden seien.
Ergänzend führte der Beschwerdegegner aus, dass sämtliche Abgabenbescheide, die der Betroffenen als Abgabepflichtiger zugestellt worden wären, sowie die Buchungen auf Ihrem Abgabenkonto ebenfalls Daten beinhalteten, die im Sinne des DSG 2000 verarbeitet würden.
Falls die Einschreiterin auch bezüglich all dieser Daten – die mehr als 10 Jahre zurückreichten und außerdem jederzeit im Wege der Akteneinsicht im Sinne der Bundesabgabenordnung eingesehen werden könnten – Auskunft gemäß § 26 DSG 2000 begehre, wäre die Auskunftserteilung mit einem unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Die Betroffene müsste daher das Auskunftsersuchen, das sich auf ihren persönlichen Abgabenakt – und nicht auf das Überleitungskonto Nummer 1*** – beziehe, bezüglich Art und Umfang konkretisieren.
Der von der Einschreiterin in ihrem Schreiben vom 4. Februar 2004 erwähnte Erlass, der die Auskunftserteilung regle, beziehe sich auf das DSG in der Fassung der Datenschutznovelle 1986 und normiere bei weitreichenden Auskunftsbegehren unter anderem die entsprechende Mitwirkungspflicht des Auskunftswerbers, wie nunmehr auch § 26 Abs. 3 DSG 2000. Es wäre daher unerlässlich, dass sich die Einschreiterin mit dem Beschwerdegegner in Verbindung setze, wenn sie weitere Auskünfte benötigen sollte.
e. Die Datenschutzkommission legte auch dieses Schreiben des Beschwerdegegners der Beschwerdeführerin vor und forderte sie auf, dazu Stellung zu nehmen.
In ihrer Äußerung vom 11. Mai 2004 brachte die Beschwerdeführerin neuerlich vor, dass ihrem Anliegen, nämlich einer gesetzeskonformen Datenauskunft, wieder nicht entsprochen worden wäre. Seitens des Beschwerdegegners wäre wiederum keine dem Gesetz entsprechende Datenauskunft erteilt worden. Die Beschwerdeführerin erwarte weiterhin eine Auskunft über das Steuerkonto 1*** „mitsamt u.a. den kompletten Buchungen samt Kontoausdrucken, wie im Erlass geregelt“.
f. In einem Vorhalt der Datenschutzkommission an die Beschwerdeführerin vom 20. Juli 2004 wurde auf die bereits erfolgte umfangreiche Auskunftserteilung seitens des Beschwerdegegners hingewiesen und der Beschwerdeführerin aufgetragen, binnen einer Frist von zwei Wochen zu spezifizieren, warum sie die bisherigen Auskunftserteilungen für unvollständig halte und ob es ihrer Meinung nach Anhaltspunkte dafür gebe, dass beim Beschwerdegegner über die beauskunfteten Daten hinaus noch weitere die Beschwerdeführerin betreffende personenbezogene Daten verarbeitet würden.
In ihrer Stellungnahme vom 13. August 2004 verwies die Beschwerdeführerin auf ihr Schreiben vom 11. Mai 2004 und wiederholte, dass die über das Steuerkonto 1*** erteilte Auskunft „keineswegs den gesetzlichen Erfordernissen entspricht … und was insbesondere schon daraus ersichtlich ist, dass über das Konto 1***, …, neuerlich die Datenauskunft verweigert wird.“ Darüber hinaus verlangte die Beschwerdeführerin nochmals die Übermittlung des erwähnten Erlasses.
In einem mit der damals zuständigen Sachbearbeiterin am 16. August 2004 geführten Telefonat gab die Beschwerdeführerin an, dass sie Auskunftserteilung nur hinsichtlich der Daten des gelöschten Überleitungskontos mit der Steuernummer 1*** begehre.
g. In der Folge ergab ein am 19. August 2004 zwischen der damals zuständigen Sachbearbeiterin und der Vorständin des belangten Finanzamtes geführtes Telefonat, dass von Seiten des Beschwerdegegners keine Bedenken gegen diese Auskunftserteilung bestünden, zur Abklärung der tatsächlichen Durchführbarkeit verwies die Amtsleiterin die damals zuständige Sachbearbeiterin an den mit dieser Angelegenheit betrauten Mitarbeiter des belangten Finanzamtes, da das Konto ja gelöscht sei.
Dieser (der Datenschutzkommission namentlich bekannte) Mitarbeiter führte auf Befragung aus, mit 1. Jänner 2000 wäre das Finanzamt für Körperschaften aufgelöst worden. Aus diesem Grund wären sämtliche eine GmbH betreffende Akten an das jeweilige Sitzfinanzamt zuständigkeitshalber abgetreten worden. Um die betreffenden Daten auch elektronisch an das zuständige Wohnsitzfinanzamt zu übermitteln, wären aus EDVtechnischen Gründen sogenannte Überleitungskonten geschaffen worden. Auf diesen Konten hätten sich nur Daten des ursprünglichen Finanzamtes für Körperschaften, niemals jedoch neue Daten befunden. Überleitungskonten wären nur interimistische Konten, deren Daten in der Folge auf die aktuellen Konten des sodann zuständigen Finanzamtes eingebucht worden wären. Im Anschluss seien die Überleitungskonten gelöscht worden.
Auch das die GmbH der Beschwerdeführerin betreffende Überleitungskonto mit der Steuernummer 1*** wäre gelöscht worden und es befänden sich nun auf diesem Konto keine beauskunftbaren Daten. Der Saldo des Kontos wiese "0" auf. Sämtliche die GmbH der Beschwerdeführerin betreffenden Daten würden nun zu der Steuernummer 2*** verarbeitet. Auskunft über diese Daten wäre der Beschwerdeführerin bereits erteilt worden.
h. Mit Schriftsatz vom 23. August 2004 gewährte die Datenschutzkommission der Beschwerdeführerin Parteiengehör zu diesen Ergebnissen des Ermittlungsverfahrens. In ihrer Äußerung vom 6. September 2004 vertrat die Beschwerdeführerin weiterhin die Auffassung, dass die von ihr begehrte Datenauskunft noch nicht erteilt worden wäre und forderte von der Datenschutzkommission auch die Ausfolgung des erwähnten Erlasses.
II. Von der Datenschutzkommission verwendete Beweismittel:
Die Datenschutzkommission hat ein Ermittlungsverfahren durchgeführt und mehrere Stellungnahmen des Beschwerdegegners sowie in der Folge auch der Beschwerdeführerin eingeholt. Der Beschwerdeführerin wurde zu den Äußerungen des Beschwerdegegners jeweils Parteiengehör eingeräumt.
III. Festgestellter Sachverhalt und Beweiswürdigung:
Die Beschwerdeführerin begehrte vom Beschwerdegegner mit Schreiben vom 16. April 2002 Auskunft über sämtliche das Steuerkonto mit der Nummer 1*** betreffende gespeicherte „bzw. auch in der Vergangenheit gespeicherte Daten“. Mit Schreiben vom 22. April 2002 teilte der Beschwerdegegner mit, dass das genannte Steuerkonto bereits gelöscht wurde, da es sich um ein Überleitungskonto gehandelt hat. In einem Schreiben vom 10. März 2004 erteilte der Beschwerdegegner Auskunft über die zu dem genannten Steuerkonto gespeicherten Daten und gab an, dass dort keine Bescheide verbucht wurden.
Das ursprünglich umfassende Auskunftsverlangen der Beschwerdeführerin wurde in der Folge, insbesondere durch telefonische Äußerung der Beschwerdeführerin gegenüber der Datenschutzkommission vom 16. August 2004, auf das Steuerkonto Nr. 1*** eingeschränkt.
Diese Feststellungen stützen sich auf das insoweit unbestrittene Vorbringen der Verfahrensparteien sowie auf die von diesen vorgelegten Unterlagen.
IV. Rechtliche Schlussfolgerungen:
a. Anzuwendende Rechtsvorschriften
Gemäß § 26 Abs. 1 DSG 2000 hat der Auftraggeber dem Betroffenen Auskunft über die zu seiner Person verarbeiteten Daten zu geben, wenn der Betroffene dies schriftlich verlangt und seine Identität in geeigneter Form nachweist. Die Auskunft hat die verarbeiteten Daten, die verfügbaren Informationen über ihre Herkunft, allfällige Empfänger oder Empfängerkreise von Übermittlungen, den Zweck der Datenverwendung, sowie die Rechtsgrundlagen hiefür in allgemein verständlicher Form anzuführen.
Gemäß § 26 Abs. 3 DSG 2000 hat der Betroffene am Auskunftsverfahren über Befragung in dem ihm zumutbaren Ausmaß mitzuwirken, um ungerechtfertigten und unverhältnismäßigen Aufwand beim Auftraggeber zu vermeiden.
Gemäß § 14 Abs. 5 DSG 2000 sind Protokoll- und Dokumentationsdaten drei Jahre lang aufzubewahren, sofern gesetzlich nicht ausdrücklich anderes angeordnet ist. Davon darf in jenem Ausmaß abgewichen werden, als der von der Protokollierung oder Dokumentation betroffene Datenbestand zulässigerweise früher gelöscht oder länger aufbewahrt wird.
b. Anwendung auf den Beschwerdefall
Denknotwendige Voraussetzung für das Bestehen eines Auskunftsrechtes nach § 26 DSG 2000 ist die Tatsache, dass Daten vorhanden sind, die beauskunftet werden können.
Das Finanzamt 12/13/14 Purkersdorf als Organ der Finanzverwaltung und Beschwerdegegner hat die Funktion des Kontos, das unter der Steuernummer 1*** geführt wurde, schlüssig wie folgt dargelegt: „Im Zuge der Finanzreform und der Auflösung des für die N*** GmbH bis zum 31.12.1999 zuständigen Finanzamtes für Körperschaften (FA 09) wurde der Akt N*** GmbH (St.Nr. 3***, FA 09), wie viele andere Akten auch, ohne Gewerbesteuer-Signal und daher auch ohne Gewerbesteuer-Daten auf die St. Nr. 2***, FA 08, abgetreten. Da jedoch die Gewerbesteuerdaten für die Verbuchung der Berufungsentscheidung notwendig waren, musste eine Überleitung der Daten auf die St. Nr. 1*** erfolgen. Diese übergeleiteten Daten wurden im Anschluss auf die bereits bestehende ha. Steuernummer abgetreten. Auf der Überleitungssteuernummer 1*** (interimistisches Konto) befanden sich lediglich kurzfristig die Gewerbesteuer-Daten. Nach Abtretung der Daten wurde das Konto sofort wieder gelöscht.“ Es handelte sich also nur um ein temporäres Überleitungskonto, dessen Dateninhalte mittlerweile – nachdem es seinen Zweck erfüllt hatte und daher nicht mehr benötigt wurde – wieder gelöscht wurden, sodass im Zeitpunkt des Auskunftsbegehrens keine beauskunftbaren Daten vorhanden waren. Dies geht aus der der Beschwerdeführerin mit Schreiben des Finanzamtes 12/13/14 Purkersdorf vom 10. März 2004 erteilten Auskunft deutlich hervor, wonach zunächst alle die Beschwerdeführerin betreffenden Steuernummern angeführt sind und sodann hinsichtlich der Steuernummer 1*** ersichtlich ist, dass keine inhaltlichen Veranlagungsdaten eingetragen sind, sondern nur die Vermerke „Eröffnung des Datensatzes:
02/2002“, sodann: „Löschung des Datensatzes: 11.04.2002“ und „Gesamtabtretung am 11.04.2002 nach 08 2***“. Hinsichtlich gespeicherter Buchungsdaten für das Konto 1*** enthält das Auskunftsschreiben ebenfalls einen Ausdruck des Kontostatus, nach dem sich ergibt, dass der Saldo mit „0,00“ zum Datum 11. April 2002 gespeichert ist.
Die Beschwerdeführerin konnte nicht nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, warum sich entgegen dem vom Beschwerdegegner vorgelegten Ausdruck auf diesem – wie ihr bekannt ist und von ihr auch nicht bestritten wurde – gelöschten Steuerkonto noch andere Daten befinden sollten.
Da die Inhaltsdaten des Steuerkontos mit der Nummer 1*** bereits vor dem Auskunftsverlangen der Beschwerdeführerin vom 16. April 2002 (vgl. § 26 Abs. 7 DSG 2000) gelöscht worden waren, nämlich am 11. April 2002, ist die Auskunftserteilung über den Antrag der Beschwerdeführerin hinsichtlich der aktuellen Daten jedenfalls vollständig.
Hinsichtlich des Begehrens auf Auskunft „über die in der Vergangenheit (auf diesem Konto) gespeicherten Daten“ steht dem Auskunftsbegehren unter den gegebenen Umständen die tatsächliche Unmöglichkeit der Erfüllung entgegen, da allfällige – in der kurzen Zeit zwischen 02/2002 und 04/2002 stattgefundene – Kontobewegungen nicht mehr gespeichert sind und auch schon vor Stellung des Auskunftsbegehrens nicht mehr gespeichert waren.
Eine Pflicht zur Rekonstruktion gelöschter Daten besteht – selbst wenn dies technisch möglich wäre – nicht. Dies ergibt sich auch bereits aus § 14 Abs. 5 DSG 2000, welcher normiert, dass selbst Protokoll- und Dokumentationsdaten nicht mehr aufbewahrt werden müssen, wenn der betreffende Datenbestand früher gelöscht wurde.
Es war somit spruchgemäß zu entscheiden.
Codara Summary
Sachverhalt, Spruch und rechtliche Beurteilung – kompakt zusammengefasst.
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