No: KONS/0304/2014
Die Österreichische Botschaft in Helsinki entbietet dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten in Finnland seine Empfehlung und beehrt sich, folgende Vereinbarung vorschlagen zu dürfen:
„Finnland wird Österreich in Übereinstimmung mit der Verordnung (EG) Nr. 810/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juli 2009 über einen Visakodex der Gemeinschaft (Visakodex) betreffend alle Arten von Schengenvisaanträgen an folgenden Konsularposten vertreten:
| Staat | Konsularposten |
| Russische Föderation | St. Petersburg |
Österreich wird Finnland in Übereinstimmung mit der Verordnung (EG) Nr. 810/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juli 2009 über einen Visakodex der Gemeinschaft (Visakodex) betreffend alle Arten von Schengenvisaanträgen an folgenden Konsularposten vertreten:
| Staat | Konsularposten |
| Libanon | Beirut |
| Türkei | Istanbul |
a. Information der Öffentlichkeit;
b. Erteilung von Visa bei Erfüllung der Voraussetzungen;
c. Ablehnung von Visaanträgen bei Nichterfüllung der Voraussetzungen sowie die Behandlung von Beschwerden in Übereinstimmung mit dem innerstaatlichen Recht des vertretenden Mitgliedsstaates.
1. Bedingungen der Vertretung
a. Die Bearbeitung der Visaanträge sowie die Ausstellung der Visa erfolgt in Übereinstimmung mit den im Visakodex festgelegten Voraussetzungen und Verfahren.
b. Ein Mitgliedsstaat kann nur in den im Visakodex angeführten Fällen für Handlungen zur Verantwortung gezogen werden, die dieser im Namen des anderen Mitgliedsstaates gesetzt hat.
c. Die Visagebühr steht gemäß Artikel 16 Visakodex dem vertretenden Mitgliedsstaat zu.
d. Der vertretende Mitgliedsstaat kann sich an einem oder mehreren Orten, in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Visakodex, externer Dienstleistungsanbieter bedienen.
e. Die weiteren vom Antragsteller eingereichten Unterlagen sollen erforderlichenfalls in die/eine von dem Konsulat des vertretenden Mitgliedsstaates verwendete/n Arbeitssprache/n übersetzt werden.
f. Entsprechend Punkt 2.1.1.2 des Pflichtenhefts des Schengener Konsultationsnetzes (Dok. 5124/2008) erfolgt bei Bedarf die vorherige Konsultation anderer Mitgliedsstaaten durch den vertretenen Mitgliedsstaat gemäß Artikel 22 Visakodex. Dieses Verfahren kann revidiert werden, sobald beide Parteien die gesetzlichen und technischen Voraussetzungen geschaffen haben, um den vertretenden Staat zu befähigen diese Konsultationen durchzuführen.
g. Sofern erforderlich, erfolgt die Benachrichtigung anderer Mitgliedsstaaten durch den vertretenden Staat (in Übereinstimmung mit Artikel 31 Visakodex).
h. Im Falle von Fragen, insbesondere im Hinblick auf die einladende Partei oder den Kostenträger, kann sich das Konsulat des vertretenden Mitgliedsstaates an die zentrale oder lokale Kontaktstelle des vertretenen Mitgliedsstaates wenden. Sollte eine Rückmeldung nicht innerhalb von sieben Kalendertagen erfolgen, darf der vertretende Mitgliedsstaat davon ausgehen, dass der vertretene Mitgliedsstaat keine Einwände gegen die Ausstellung des Visums erhebt.
i. Der vertretene Mitgliedsstaat verpflichtet sich zur Abstimmung mit dem vertretenden Mitgliedsstaat im Hinblick auf die Anerkennung von Reisedokumenten, die von dem Staat/den Staaten, wo die Vertretung stattfindet, ausgestellt werden. Der vertretende Mitgliedsstaat informiert den vertretenen Mitgliedsstaat über die Ausgabe neuer Reisedokumente, die von diesen Staaten ausgestellt werden und fordert Spezimen für den vertretenen Mitgliedsstaat an.
j. Für jeden Posten, wo eine Vertretung stattfindet, können die lokalen (oder zentralen) Kontaktstellen des vertretenen Mitgliedsstaates dem Konsulat des vertretenden Mitgliedsstaates eine Liste von Personen, Unternehmen sowie Institutionen, die von nationaler Bedeutung für den vertretenen Mitgliedsstaat sind oder die in diesem wohlbekannt sind, bereitstellen. Der vertretende Mitgliedsstaat wird das Verfahren für die Erteilung von Visa für Parteien in dieser Kategorie erleichtern und ihnen das gleiche Maß an Zugang für die Einreichung der Anträge gewähren, wie für Parteien in der ähnlichen eigenen Kategorie. Die Erleichterung kann die Gewährung von Zugang zur Einreichung von Anträgen, die Dauer einer Entscheidung, Nachsicht im Hinblick auf die Einreichung weiterer Unterlagen oder die Ausstellung von Visa für mehrere Einreisen mit einer Gültigkeitsdauer von sechs Monaten bis fünf Jahren betreffen.
k. Jährlich oder auf Anfrage durch den vertretenen Mitgliedsstaat wird der vertretende Mitgliedsstaat statistische Daten über im Namen des vertretenen Mitgliedsstaates ausgestellte sowie abgelehnte Visa zu jedem Vertretungsposten bereitstellen.
l. Die Durchführung dieser Vereinbarung kann jährlich sowie insbesondere im Fall der Erhöhung der Anzahl der Anträge auf Erteilung von Visa für den vertretenen Mitgliedsstaat überprüft werden.
2. Schlussbestimmungen
Diese Vertretungsvereinbarung zwischen dem Österreichischen Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres und dem Finnischen Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten soll 14 Tage nach Erhalt der Antwortnote des Finnischen Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten in Kraft treten. Die Vertretungsvereinbarung bleibt auf unbestimmte Zeit gültig, außer:
– sie wird im Einvernehmen beider Mitgliedsstaaten schriftlich abgeändert;
– sie wird gänzlich oder zum Teil durch einen Mitgliedsstaat ausgesetzt. Dieser Mitgliedsstaat wird den anderen Mitgliedsstaat nach Möglichkeit entsprechend benachrichtigen, wenn möglich zumindest 30 Tage im Voraus, unter Angabe des Grundes/der Gründe für die Aussetzung;
– einer der Mitgliedsstaaten kündigt die Vereinbarung unter Abgabe einer schriftlichen Mitteilung an den anderen Mitgliedsstaat auf. Die Vereinbarung wird 30 Tage nach der Mitteilung außer Kraft treten.“
Die Österreichische Botschaft schlägt vor, dass die Liste der zentralen und lokalen Kontaktstellen dementsprechend aktualisiert und gesondert ausgetauscht wird.
Im Falle der Zustimmung des Finnischen Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten zu dieser Vereinbarung beehrt sich die Österreichische Botschaft vorzuschlagen, dass diese Note sowie die bestätigende Note des Finnischen Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten eine Vereinbarung zwischen dem Österreichischen Bundesminister für Europa, Integration und Äußeres und dem Finnischen Minister für Auswärtige Angelegenheiten bilden soll.
Die Österreichische Botschaft benützt diese Gelegenheit, dem Finnischen Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten die Versicherung seiner ausgezeichneten Hochachtung zu erneuern.
Helsinki, 13. Oktober 2014
An das
Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten
der Republik Finnland
HELSINKI
HEL7M0694-34
Das Finnische Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten entbietet der Österreichischen Botschaft seine Empfehlung und beehrt sich, den Empfang der geschätzten Verbalnote KONS/0304/2014 vom 13. Oktober 2014 zu bestätigen, die sich wie folgt liest:
(Anm.: es folgt der Text der Verbalnote)
Das Finnische Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten beehrt sich der Österreichischen Botschaft mitzuteilen, dass es der in der Note der Botschaft vorgeschlagenen Vereinbarung, dass die Note der Österreichischen Botschaft in Helsinki und diese Note eine Vereinbarung zwischen dem Österreichischen Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres und dem Finnischen Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten betreffend die Visavertretung zwischen diesen beiden Staaten bilden soll, die 14 Tage nach Erhalt dieser Note durch die Österreichische Seite in Kraft tritt, zustimmt.
Das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten benützt diese Gelegenheit, der Österreichischen Botschaft die Versicherung seiner ausgezeichneten Hochachtung zu erneuern.
Helsinki, 16. Oktober 2014
An die
Österreichische Botschaft
Helsinki
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