(1) Europol hat für jede nach Artikel 10 bei ihm zur Erfüllung seiner Aufgaben geführte automatisierte Datei mit personenbezogenen Daten in einer Errichtungsanordnung festzulegen:
1. Bezeichnung der Datei,
2. Zweck der Datei,
3. Personenkreis, über den Daten gespeichert werden,
4. Art der zu speichernden Daten und gegebenenfalls diejenigen der in Artikel 6 Satz 1 des Übereinkommens des Europarates vom 28. Januar 1981 genannten Daten, die unbedingt erforderlich sind,
5. Arten der personenbezogenen Daten, die der Erschließung der Daten dienen,
6. Anlieferung oder Eingabe der zu speichernden Daten,
7. Voraussetzungen, unter denen in der Datei gespeicherte personenbezogene Daten an welche Empfänger und in welchem Verfahren übermittelt werden dürfen,
8. Prüffristen und Speicherungsdauer,
9. Protokollierung.
(2) Der Verwaltungsrat und die gemeinsame Kontrollinstanz nach Artikel 24 werden vom Direktor von Europol unverzüglich über eine Errichtungsanordnung unterrichtet und erhalten die entsprechenden Unterlagen.
Die gemeinsame Kontrollinstanz übermittelt dem Verwaltungsrat etwaige Bemerkungen, die sie für erforderlich hält. Der Direktor von Europol kann die gemeinsame Kontrollinstanz ersuchen, dies innerhalb einer bestimmten Frist zu tun.
(3) Der Verwaltungsrat kann den Direktor von Europol jederzeit anweisen, die Errichtungsanordnung zu ändern oder die Datei zu schließen. Der Verwaltungsrat beschließt über das Datum, zu dem eine derartige Änderung oder Schließung der Datei wirksam wird.
(4) Die Datei darf nicht länger als drei Jahre gespeichert werden. Vor Ablauf des Dreijahreszeitraums überprüft Europol jedoch, ob die Datei weiter geführt werden muss. Der Direktor von Europol kann anordnen, dass die Datei für einen weiteren Dreijahreszeitraum zu führen ist, wenn dies für die Zwecke der Datei unbedingt erforderlich ist. In diesem Fall ist das Verfahren nach den Absätzen 1 bis 3 einzuhalten.
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