Jeder Auszug ist mit der Unterschrift, dem Dienstsiegel der ausstellenden Behörde und dem Datum der Erteilung zu versehen. Die Angaben werden in die entsprechenden Felder des Formblattes eingetragen, und zwar der Text in lateinischer Schrift und die Daten in arabischen Ziffern; Monate werden nach ihrer Reihenfolge im Jahre mit arabischen Ziffern bezeichnet. Kann nach dem Eintrag im Personenstandsbuch ein Feld des Formblattes nicht ausgefüllt werden, so wird das Feld durch Striche unbrauchbar gemacht.
Es sind ausschließlich folgende Zeichen zu verwenden:
Zur Angabe des Geschlechts:
M = männlich
F = weiblich.
Zur Bezeichnung der Auflösung oder Nichtigerklärung einer Ehe:
Dm = Tod des Ehemannes
Df = Tod der Ehefrau
Div = Scheidung
A = Nichtigerklärung.
Diesen Zeichen wird das Datum der Auflösung oder Nichtigerklärung angefügt.
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